Interview
お客様導入事例 #04
株式会社GA technologies

「総務による発注代行を見直し、
発注依頼者・総務双方の業務効率化へ」

株式会社GA technologiesさま
業種
不動産
事業内容
ネット不動産マーケットプレイス「RENOSY」の開発・運営。SaaS型のBtoB PropTechプロダクトの開発
従業員数
845名(2022年4月末時点)
(取材・執筆:株式会社グラペイン)
総務による発注代行を見直し、フローを適正化。
発注申請~納品リードタイムの短縮、支払処理などの効率化を実現
株式会社GA technologiesの皆さま 写真

 不動産DXを推進する株式会社GA technologies(以下、GAテクノロジーズ)は、社内の消耗品や備品の購買・調達の業務改善プロジェクトを実施し、カウネットのパッケージ型一括購買システム「べんりねっとL(ライト)」を採用。従来の総務による発注代行作業を見直し、依頼者自身が発注から、納品までをワンストップで行えるようにすることで、購買作業負担の削減と発注申請から納品までにかかる時間の短縮を実現した。また、手作業による集計から、請求明細データを出力できるようになったことで、支払処理の効率化も可能にした。

  • 購買システム内の承認ワークフロー機能を活用し、申請~納品のリードタイム短縮
  • 請求明細データ活用による支払処理の効率化で集計時間をわずか5分に短縮
  • ボリュームディスカウントによる消耗品・備品の購買コスト削減に成功
  • サプライヤ連携による取り扱い品目の増加と業務フローの統一で業務を効率化
導入の背景

購買システム内で承認フローを構築し
総務の負担軽減へ

株式会社GA technologies Corporate Management Division Business Support Chief 矢作 望 氏 写真株式会社GA technologies
Corporate Management Division
Business Support
Chief
矢作 望 氏

 「テクノロジー×イノベーションで、人々に感動を生む世界のトップ企業を創る。」を経営理念に掲げるGAテクノロジーズでは、2013年の創業から不動産ビジネスの変革に取り組んできた。現在は、累計会員数30万人のオンライン不動産取引マーケットプレイス「RENOSY(リノシー)」による不動産情報メディア、不動産売買仲介、不動産販売、設計施工の提供に加え、グループ会社を通じて不動産事業者向けにSaaS型PropTech(不動産テック)プロダクトの提供も行っている。そんな同社では、自社内のコーポレート業務に関しても積極的にDXや業務改善を進めている。そのひとつが、消耗品や備品の購買・調達の業務改善だった。当時そのプロジェクトを担当したCorporate Management Division Business Support Chief 矢作 望氏は、「これまでは各部署で消耗品や備品が必要になると、依頼者が社内の承認システムに申請し、上長の承認が降りてから、総務宛に購買依頼が送られ、総務が旧購買システムで商品を探し、代行発注するという方法を行っていました。それには3つの課題があったのです。1つ目は、承認システムと購買システムが別の仕組みだったため、発注申請から納品まで時間がかかっていたこと。2つ目は、総務に購買依頼が集中することで、本来の業務が滞ってしまうこと。3つ目は、仕入先が多数分散し、各部門が必要な量だけ発注するため、まとめ買いの効果が出せなかったことでした」と説明する。

 各部門の依頼者は消耗品や備品の在庫が無い場合、至急での発注を希望することが多い。しかし、承認システム内で上長の承認が下りない限り総務への発注依頼は行われないため、何らかの理由で承認が遅れると、発注する頃には納品希望日が過ぎてしまうこともあったという。また、代行発注をしていたため、発注する際にどの部署の誰が依頼した商品なのか判別できるように依頼者の名前を設定したり、社内請求書を出す際に部署ごとの費用を総務が手作業で集計したりしなければならず、それも大きな負担となっていた。「時には申請から納品まで1週間~10日ほどかかることもあり、社内からは改善を望む声も多かったのです。そのため、1つのシステム内で承認から発注までを可能にし、依頼者が自ら発注申請できるようにするとともに、部署ごとの購買データも集計可能な購買システムに更新することで、依頼者の不満の解消と、総務の業務負担の軽減を両立できるようにしたかったのです」と矢作氏は振り返る。

選定の理由

コストの大幅な削減とサプライヤ連携
担当者によるサポートが選定の決め手

株式会社GA technologiesCorporate Management DivisionBusiness Support小田 裕子 氏 写真株式会社GA technologies
Corporate Management Division
Business Support
小田 裕子 氏

 新たな購買システムの条件としては、主に以下の3点が挙げられた。
1)システム内で承認フローを運用でき、さらにそれが使いやすいこと。
2)可能な限り多くの商品が単一の窓口から購買でき、集計も自動化して運用コストを削減できること。
3)ボリュームディスカウントが有効に機能すること
複数のクラウド型購買システムを比較検討した結果、最終的に採用されたのは、カウネットのべんりねっとLだった。

 注目したポイントは次の3つがあったという。

 1つ目は、価格競争力。GAテクノロジーズで購買している主要な消耗品や備品の上位数十点をリスト化し、各ベンダーに類似商品による価格比較を行ったところ、べんりねっとLが他の購買システムと比べコストを大幅に削減できることが分ったという。「弊社は毎月10人前後の社員が入社するため、消耗品や備品の購入額は増える一方です。費用削減の可能性は選定の大きな決め手になりました」と矢作氏は述べる。

 2つ目は、サプライヤ連携。工具・家電・OA機器などオフィス消耗品以外の商品もべんりねっとLの中で購入が可能になる上に、追加したい取引先をべんりねっとLに登録することで、発注から支払いまで業務フローを統一化することができるため、業務の効率化が可能になると考えた。

 3つ目は、カウネットのサポート対応。一般の購買システムはクラウドサービスのため、その多くはリモートサポートに終始し、カウネットのように担当者がアサインされる対人サポートはあまり期待できなかったという。「カウネットの担当者は非常に親身で、訪問もしてくれるので、導入に向けた相談も気軽に行えました。サービスに対するサポート方法が変化している今だからこそ、できる限りの対応をしてくれるべんりねっとLは、導入後も安心できるシステムだと感じました」(矢作氏)

導入の効果

数時間かけていた手作業による集計が
5分程度に短縮し作業効率が大幅向上

株式会社GA technologies Corporate Management DivisionBusiness Support大森 彩波 氏 写真株式会社GA technologies
Corporate Management Division
Business Support
大森 彩波 氏

 べんりねっとLは2021年2月から本稼働を開始した。Corporate Management Division Business Support 大森 彩波氏は、「導入後、約1年を経過した時点で、総務が購入する消耗品・備品のおよそ9割はべんりねっとL経由で購入するようになりました。利用率は予想以上に高まっている状況です」と説明する。

 導入によって以前の課題はクリアすることができた。まず、購買作業負担の削減だ。以前は、承認システムを介して1週間に3~4回の頻度で総務に発注申請があり、総務の購買担当者が依頼者の指定した仕入先ごとに発注処理を行っていた。廃番・欠品・納期遅延が発生した場合の依頼者への連絡や、商品入荷後の仕分けや各部署への配付も総務の役割だったため総務担当者の負担は重かった。べんりねっとL導入後は、承認プロセスを含め依頼者自身が発注から商品受け取りまで一気通貫で行うようになったため、発注申請から納品までがスムーズになり、依頼者の不満は解消された。Corporate Management Division Business Support小田 裕子氏は、「総務は毎日べんりねっとLにログインし、発注と納品状況を確認するだけなので、業務負担は大幅に軽減しています」と話す。

 次は、請求明細データ活用による支払処理の効率化。べんりねっとL導入前は、月末に各仕入先から送られてくる紙の請求明細書を元に、各部署が消耗品や備品購入に費やした金額を総務が手作業でExcelに集計し、それを会計システムに反映させていた。その付け替え仕訳作業に数時間かかっていたほか、見間違いや入力間違いが発生するリスクもあった。べんりねっとL導入後は請求書の明細を管理画面に出力できるようになり、部署ごとの購買履歴データをCSVでダウンロードするだけで、どの部署が購買した消耗品・備品かを簡単に一覧表で抽出して仕訳可能になった。大森氏は「5分程度で費用を仕訳できるようになり、最終的にチェックをするだけなので、作業効率が格段に向上しました。集計作業の時間が削減されたことで、総務の担当者は本来担うべき業務に専念できるようになっています」と述べる。

 最後は、ボリュームディスカウントによるコスト削減効果。実際にべんりねっとLでコストを大幅に削減できることが証明されたという。大森氏は、「最近はリモートワークも増え、消耗品や備品の購入が減っているため、単純比較は難しいのですが、ある部署の上長はディスカウントの効果がとても大きいと非常に満足していました」と話す。

 今後GAテクノロジーズでは、べんりねっとLの利用範囲を営業部門やグループ会社に拡大していくことも視野に入れているという。大森氏は「べんりねっとLの運用開始からまだ1年ですが、すっかり日常業務に馴染み、利用している部署からも使いやすいという評価を受けています。これからも弊社の成長を支えてくれる存在になってくれることを期待しています」と語る。不動産取引のオンライン化を牽引する同社がどのような革新をもたらすのか大いに注目される。

発注から納品、支払いまでの流れ画像
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