株式会社ビル管財 様

東京駅近くに建つ大手ビルディングのビル管理業務を担う当社は、2015年春竣工予定のビル建替えに伴い、企業規模が3倍に拡大することが見込まれていました。
2年後を見越した業務の想定を進める中、文具事務用品やその他消耗品の購買業務も見直しが必要と判断していました。
当社の物品発注業務の流れは、物品を必要とする要求部門から紙の物品要求伝票が総務部宛に起票され、総務部で内容を確認して取引先を決め、ＦＡＸ・メール・電話などばらばらな方法で発注が行われていうものでした。
請求も取引先ごとに様々な様式内容で送られてくるため、支払い照合経費振替などの業務も紙帳票を主体になり業務効率の点からは非効率でした。
何処から手をつけていけばよいのか、ヒントを探してインターネットで情報を検索していたところ、べんりねっとＬ（ライト）のＨＰを見つけました。購買改善の事例や購買システムの説明などの記載内容を読み、早速詳しい説明を求めて問合せを行ったのがべんりねっとＬ（ライト）導入のきっかけでした。

現状業務で課題としてあがっていたポイントは下記の2つでした。

●　様々な品目を対象にして申請・発注・支払いまでばらばらな業務フローを統一したい
●　2年後の規模拡大時でも、業務コストが増大しない購買環境を構築したい

カウネットからは、当社の要望を具体的な対応手段に反映させた提案を受けました。

１．　一括購買システム「べんりねっとＬ（ライト）」の利用で業務フローを統一し、購買状況がデータ化見える化されることで誰でも効率的に業務を行える
２．　オフィス用品は品揃え豊富なウィズカウネットのサービスが利用でき、その他にも名刺・ゴム印・書籍・メンテ用品などなど幅広い推奨サプライヤが提供する品目を統一された業務フロー上で行える
３．　システム利用者の拡大にも簡単スピーディーに対応出来、導入費利用料も無料であることから業務負荷を増大させずに購買業務の効率化が実現できる

さらに、見積機能を使った注文方法が用意されているため、カタログにない物品でも調達が可能になるとの提案にも魅力があり、当社の要望以上の業務改善が出来るのではと考えました。

購買業務がシステム化されたことで、業務のペーパーレス化が進み、総務部の業務効率が向上しました。
要求部門においても豊富な品揃えとシステムの検索機能により、要望物品を探すのが非常に楽なり、納品までのリードタイムが短くなったことで、無駄な在庫も持たなくなりました。
ＷＥＢカタログだけでなく、紙カタログを併用することで、ファイル背表紙の実物サイズ比較など選びやすさがより向上する仕掛けがされていて業務効率向上に一役買っています。
今後は、購買データの活用・品目の拡大など2年後に向けた改善ステップを実行していくだけでなく、グループ企業への展開も視野に入れてグループ全体の業務効率向上を目指して行きたいと考えています。