導入事例

株式会社明治ナイスデイは明治100%出資の会社で、明治グループ全体とその社員向けに各種サービスを提供している。
その中で、サービス事業本部が担うミッションは、明治グループのアウトソーサーとして「オール明治グループのコスト削減・外部流出費用削減」に貢献し、グループの最適な調達パートナーとなることだ。
このミッションを実現するため、同本部では各拠点で必要な間接材物販業務の課題として以下の3点が挙げられていた。

• 調達力の強化
• 仕入れ先との価格交渉力の強化
• 全国一括集中購買の実現

べんりねっとを導入した当初、最大の壁はシステムを「いかに現場で使ってもらうか」という点であった。全国の事業所へメールで一斉案内しただけでは、システム利用はなかなか浸透しなかったという。
サービス事業本部 企画課長 染谷氏は「間接材といってもその品目は幅広く、事務用品は支社の総務が、梱包材は物流センターの担当者が、そして工具は工場の現場の方が購入する。それぞれの担当者にとって必要な情報が違うため、画一的な案内では響かないところがありました。」と語る。

この課題に対し、明治ナイスデイサービス事業本部とカウネット担当営業は全国の各事業所へ直接足を運び、対面での説明会を重ねるという地道で丁寧なアプローチを展開した。
現場の発注者に自分のためのツールだという当事者意識を持たせるには、操作説明だけでなくシステムの導入目的などを丁寧に伝えることも非常に重要となる。こういった活動通じ、約3年かけて利用率を現在の高い水準まで引き上げることに成功した。

導入前は、購買代行を実施する際、各拠点からの要望の取りまとめ、仕入れ業者からの見積もり取得、価格交渉、拠点への確認、発注といった煩雑な作業が都度発生していた。
この非効率なプロセスが、べんりねっと内での電子カタログ化により大幅に削減された。その削減効果は約30%と試算される。
染谷氏は「一度購入を決め、価格が決定した商品をべんりねっとのカタログに登録することで、その情報を全国の拠点に展開できるため、各事業所の担当者は承認された商品の中から必要なものを選んでクリックするというシンプルなフローになりました。」と説明する。

また、集中購買を実現する際に重要な役割を果たした機能として染谷氏はパンチアウト連携を評価する。「パンチアウト連携によりオフィス用品だけでなく工具や安全用品、電報など全国各拠点で必要なものを全て一つのプラットフォームで購入できるため、他のサイトや出入り業者から購入するといったことも減り、一本化・集中購買が可能となりました。」

さらに、購入頻度が低く、標準品から漏れてしまうようなロングテール品で見積もりが必要な際は、べんりねっとの見積商談機能を使用する。この機能により、複数社からの見積取得や商談など全ての工程が電子上で完結し、さらにその記録もデータとして残るため、個別対応にかかる工数も大幅に削減された。

べんりねっとへの一本化により購買量の集約が進んだことで、スケールメリットが生まれ、仕入れ業者との価格交渉力を強化することに成功した。
結果として、ボリュームディスカウントによる購買コスト約削減10%を実現した。

また、これまで分散しており可視化できていなかった購買データが、べんりねっとに集約されたことで簡単に取得できるようになり、詳細な分析が可能となった。例えば、分析の中で、ある拠点が外部で独自調達していると考えられる動き（他の拠点との購買履歴の「差」）を発見した際は、べんりねっとで購入するよう促すことで集中購買を徹底し、無駄が発生しないようにPDCAサイクルを継続的に回している。

各事業所で都度発生していた請求書処理や支払い手続きについても、べんりねっとに一本化されたことで一括で行えるようになった。

染谷氏は「元々は各事業所で様々な購入先があり、各社から様々な形式の請求書が届き、支払い手続きもそれぞれ対応する必要がありましたので、ここでも工数が割かれていました。それがべんりねっとを導入したことで購買データが一つにまとまり、支払いも一括で行えるようになりました。」と語る。
べんりねっとで取得できる購買データには必要な会計情報を付与することができ、会計システムに連携することができる。データを会計システムへ一括で取り込めるため、請求書・支払い処理の工数を大幅に削減することができた。その効果は削減率約30%とも試算される。

購買データの他の活用について尋ねたところ、染谷氏は次のように語った。「べんりねっとで取得できる購買データと商品の賞味期限データを合わせて賞味期限が3か月前の備蓄品を推定し、期間到来前に各部署にアラートを発信しています。そしてその備蓄品に対してはフードバンクへの寄贈を行っています。」
このように、購買データと賞味期限情報などの外部データを組み合わせることで、防災備蓄品の適切な管理も実現しているという。

最後に、染谷氏は今後の展望について、「現在取り組んでいる購買データの分析についてはさらなる合理化、効率化を進めたいと考えています。データ分析は、あくまで課題を発見するための手段です。分析によって得られた気づきをもとに、「会社全体のどこに、どのような無駄や課題が潜んでいるのか」「どうすればもっと最適化できるのか」を考え、改善策を立案する。こういった業務に最大限の時間を使えるよう取り組みを強化していきたいと考えています。」と語る。システムを活用して煩雑な定型作業を削減し、より重要な業務に割ける時間を確保するという取り組みは、人手不足が叫ばれ、戦略的な調達が求められる現代において、購買部門が果たすべき非常に重要な役割だと言える。