コラム

業務改善とは、現状の業務プロセスを見直し、非効率や無駄を取り除いて生産性や品質を高める取り組みです。

業務改善を考えるうえで役立つのが「業務改善の8原則」です。どの業種や職種でも応用できるシンプルかつ効果的な考え方で、トヨタ生産方式やリーンマネジメントなどの現場改善手法をもとに体系化されています。
業務改善の8原則には、以下の要素が含まれます。

• 廃止
• 削減
• 容易化
• 標準化
• 計画化
• 分担検討
• 同期化
• 機械化（IT化）

「その業務は本当に必要か」「さらに手順を簡単にできないか」「誰でも同じようにできる仕組みになっているか」など、業務の一つひとつを多角的な視点で見直せます。業務改善の8原則をもとに業務を分解し、細かな改善を積み重ねることで、効率化やコスト削減、働きやすい職場づくりにつながるでしょう。

業務改善は、以下の4ステップで進めます。

1. 現状分析と課題の洗い出し
2. 目標設定と改善方針の策定
3. 解決策の検討とアクションプラン作成
4. 実行と効果検証・継続的改善

これから社内の業務効率化を進めようとお考えの方は、参考にしてみてください。

1. 現状分析と課題の洗い出し

現状の業務プロセスを正確に把握し、どこに問題や非効率が潜んでいるかを明確にしましょう。
具体的には、以下のポイントを押さえます。

• 業務フローを図式化して、作業の流れや手順を見える化
• 現場の担当者へのヒアリングやアンケートの実施
• 過去のトラブルやミス、クレームなどのデータを分析

現状をもとに、どの業務に時間を取られているのか、どこでミスが起きやすいのか、重複作業や無駄な手順はないかを洗い出します。現状分析を丁寧に行うことで、改善すべき本質的な課題が浮き彫りになり、業務改善の精度が上がります。

なかでもとくに煩雑になりやすい購買業務のフローを作成する際は、以下の記事を参考にしてみてください。フロー図作成の流れについて、具体的に解説しています。

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2. 目標設定と改善方針の策定

現状分析で課題が明確になったら、業務改善の目標を具体的に設定します。目標は「何を、いつまでに、どの程度改善するのか」を明確にし、関係者全員で共有しましょう。「請求書作成にかかる時間を半分に短縮する」「ヒューマンエラーの発生率を20％削減する」など、数値や期限を盛り込むことで、進捗管理や効果測定がしやすくなります。

また、改善の基本方針では「ITツールを積極的に活用する」「業務プロセスを標準化する」など、組織としての改善の方向性を明確にすることで、現場の協力が得やすくなるでしょう。
目標と方針が明確であれば改善活動の軸がぶれず、関係者全員が同じゴールを目指して取り組めます。

3. 解決策の検討とアクションプラン作成

目標と方針が決まったら、具体的な解決策を検討し、実行に移すためのアクションプランを作成しましょう。
まずは、課題ごとに複数の改善案を出し合い、費用対効果や実現可能性を比較検討します。
他社の成功事例、現場のアイデアなど、さまざまな視点からの柔軟な発想が必要です。

選定した解決策については「誰が、いつまでに、どのような手順で実施するか」を明確にしてアクションプランに落とし込みます。責任者や期限、必要なリソースを具体的に決めておくことで、実行段階での迷いや遅延を防げるでしょう。
アクションプランは関係者全員が確認できる形で共有し、進捗を定期的にチェックできる仕組みを整えておくことで、改善活動がスムーズに進みます。

4. 実行と効果検証・継続的改善

アクションプランにもとづいて改善策を実行したら、効果を客観的に検証し、必要に応じてさらなる改善を重ねましょう。
実行段階では、現場の声や実際のデータをもとに、計画通りに進んでいるか、想定した効果が出ているかを定期的に確認します。KPI（重要業績評価指標）や業務データを活用し、数値で効果を把握することが大切です。

実行してはじめて気づく課題もあるため、PDCAサイクルを回しながら柔軟に対応しましょう。
業務改善活動は一度きりでなく継続的に取り組むことで、組織全体の業務品質や生産性が着実に向上します。現場のフィードバックを積極的に取り入れて、改善の成果を全員で共有することで、モチベーションの維持とさらなる業務改善につなげられます。

業務改善のアイデア出しで押さえておくべきポイントは、以下の3つです。

• 目的を明確化する
• フレームワークを活用する
• 自由に意見を出し合える環境を整える

自社の業務改善を検討する際に、ぜひ参考にしてみてください。

目的を明確化する

業務改善のアイデアを出す際は「なぜ改善が必要なのか」「何を実現したいのか」といった目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なままでは、取り組みが場当たり的になり、本質的な課題解決につながりません。
たとえば、「業務効率化によって残業時間を10％削減」「間接材の購買コストを20％削減」「顧客満足度を10％向上」など、最終的に目指すゴールを具体的に定めましょう。業務改善の目的を関係者全員で共有することで、チーム全体の方向性がぶれず継続的な改善につながります。

フレームワークを活用する

業務改善のアイデアを広げるには、フレームワークの活用が効果的です。
具体的なフレームワークは、以下の通りです。

業務改善にフレームワークを活用することで思考の幅が広がり、普段は思いつかないような視点からも改善策を考えられるでしょう。「この業務は本当に必要か」「似た作業をまとめられないか」「手順や順番を変えられないか」「さらに簡単にできないか」といった問いかけをすることで、業務の無駄や非効率を体系的に見直せます。

自由に意見を出し合える環境を整える

業務改善のアイデアを質・量ともに高めるには、自由に意見を出し合える環境づくりが欠かせません。
上下関係や部署の垣根を越えて、誰もが気軽に意見や提案を発信できる雰囲気を整えることで、多様な視点や現場のリアルな課題が集まりやすくなります。形式にとらわれず、以下のように意見が集まる仕組みを用意しましょう。

• ブレインストーミング：複数人で自由に意見やアイデアを出し合い、新たな発想や解決策を生み出す会議手法
• 社内SNS：企業内の従業員同士が情報共有や意見交換を行うためのSNS

意見を出し合える環境があることで、現場の知恵や工夫が活かされ、実現性の高い業務改善アイデアが生まれやすくなります。

業務改善の具体的なアイデア事例について、カテゴリごとに紹介します。

とくに間接材の購買管理業務は、品目数が多く管理が煩雑になりやすい傾向にあることから見直しをおすすめします。間接材とは、企業の製品やサービスには直接関与しないものの、仕事や業務を回すために必要な消耗品や備品のことです。たとえば、文房具やコピー用紙、工具などが該当します。一品あたりの単価が低いことから多くの企業では改善を後回しにされがちですが、適正化することで生産性向上やコスト削減に大きな効果を期待できる分野です。

間接材購買における手作業や個別管理は、ミスや非効率が生じやすいため、購買管理システムの導入がおすすめです。システムを活用することで、発注・承認・検収などのプロセスが一元化され、業務の可視化や標準化を実現できます。業務改善のアイデアは業界や規模を問わず幅広い現場で応用でき、コスト削減や生産性向上、従業員満足度の向上などの成果につながるでしょう。
間接材の管理に課題を抱えている方は、以下の資料もご活用ください。

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間接材の購買管理を強化すべき4つの理由　>>
管理不足で発生するリスクや必要な対応を詳しく解説。

購買管理の業務改善を目指すなら、購買管理システムの導入がおすすめです。

従来の手作業や紙ベースで行われていた発注や承認、検収などの一連の購買プロセスをシステム化することで、業務の電子化と標準化が実現します。処理時間や人的ミスを大幅に削減でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。
また、すべての購買データが一元管理されるため、部門ごとのバラつきや重複発注やコストの無駄も可視化でき、支出の抑制やコスト削減につながります。承認フローの電子化や取引履歴の記録によって、不正防止や監査対応も容易になり内部統制の強化も実現可能です。

購買システム導入によって実現できることについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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購買管理システムの機能やメリット、システムの選び方をご紹介。

また、購買管理業務について見直しをお考えの方は、以下の資料もご活用ください。購買管理の基礎知識から具体的な改善方法まで実践的に解説しています。

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購買管理の基礎知識から具体的な改善方法まで網羅的に解説。

間接材の購買管理システム「べんりねっと」が業務改善に役立った事例を、3つご紹介します。

• グループ全体での発注工数を50％削減した事例
• 発注から会計までの業務時間を65％削減した事例
• 「サイト間一括検索機能」により商品選定の効率性が向上した事例

実際の成功事例を参考にし、購買管理システムの導入を検討してみてください。
改善事例や具体的なアプローチ方法については、以下の資料でも実践的に解説しています。

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～成功事例から学ぶ～間接材の購買業務 改善手法　>>
間接材購買の改善手法と成功事例を解説。

グループ全体での発注工数を50％削減した事例

「べんりねっと」でネットカタログ購買による一元管理体制を構築し、発注工数を大幅に削減した事例を紹介します。
ある製造業の会社では、間接材の購買に複数のシステムや通販サービスを使用していました。システムごとに発注方法が異なったり、拠点ごとに品番や単価が分散していたりと、非効率な運営による業務負担が大きくなっていました。

「べんりねっと」導入後は、価格比較や見積依頼にかかる時間が大幅に短縮し、グループ全体で発注工数の50％を削減しています。さらに、発注担当者の約6割が10％以上のコスト削減を実感するなど、業務効率化とコスト最適化の両面で大きな成果が得られました。
購買業務の一元化により、購買データの活用やサプライヤとの価格交渉も容易になり、全社的な購買戦略の強化にもつながっています。

本事例については、以下の記事でも詳しく解説しています。購買管理業務に課題を感じている方は参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「カルビー株式会社」様　>>
発注から会計までの業務時間を65％削減。

発注から会計までの業務時間を65％削減した事例

「べんりねっと」によるシステム一本化とサプライヤ連携の推進により、発注作業や請求書処理が大幅に効率化した事例を紹介します。
ある医薬品製造業の会社では、毎月約1,000件の発注集約作業や請求処理を行っており、発注から会計処理までの業務負担が大きくなっていました。

「べんりねっと」導入後は、発注から会計処理までのトータル業務時間を約65％短縮でき、担当者はより生産的な業務に集中できるようになりました。とくに、請求書払いから支払通知方式へ変更したことで、購買担当や経理担当の作業負担を劇的に軽減できています。
集約した購買データや空いたリソースを活用して、今後は購買分析や相見積もりの原則化など、さらなるコスト削減活動に着手する予定です。

本成功事例については、以下の記事で詳しく解説しています。

✓ 導入事例をチェック

「太陽ファルマテック株式会社」様　>>
200社のサプライヤと接続して業務効率を大幅に改善。

「サイト間一括検索機能」により商品選定の効率性が向上した事例

「べんりねっと」導入によって商品検索や価格比較にかかる時間と手間が半減以下となり、発注担当者の業務負担が大きく軽減した事例を紹介します。
ある製造業の会社では、工場ごとに分散していた副資材の購買先を「べんりねっと」に集約することで、購買状況の可視化と取引先の大幅な集約を実現しました。

「サイト間一括検索機能」の活用により、従来は複数の仕入先サイトを個別に確認していた商品選定作業が、キーワード検索ひとつで横断的に比較・選定できるようになりました。さらに、「見積商談機能」を活用した相見積もりの徹底で購買支出の削減にもつながり、購買管理の効率化とコスト最適化を同時に実現しています。

本事例については、以下の記事でさらに詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「三協立山株式会社」様　>>
相見積もりの徹底により商品選定の精度が向上。

業務改善は、単なるコスト削減や効率化にとどまらず、企業全体の生産性や競争力を高めるための戦略的な取り組みです。業務改善を進める際は、現状分析から実行と効果検証までの各プロセスを丁寧に行い、現場の課題を着実に解消しましょう。

とくに購買管理分野では、システム導入による業務の標準化や一元管理が、工数削減やコスト最適化に直結します。購買管理システムの活用によって、間接材管理など煩雑になりやすい業務も効率化でき、担当者の働き方改革や内部統制の強化にもつながります。

業務改善のアイデアや事例を参考に、自社に合った改善策を継続的に実践し、持続可能な成長と企業価値の向上を目指しましょう。