コラム

シェアードサービスとは、企業グループ内で共通して発生する間接業務をひとつの部門や専門組織に集約し、効率的に運用する経営手法です。
各部署やグループ会社が個別に行っていた業務をまとめて管理することで、企業全体の運用効率を高めることを目的としています。

たとえば、備品や消耗品などを含む間接材購買では、発注や管理を拠点や部署ごとに行っており、同様の業務が繰り返されているケースも少なくありません。こうした業務を集約することで、企業全体で状況を把握しやすくなります。

導入形態としては、共通業務を担う組織を本社内の部門として設置する方法のほか、専門組織として子会社（シェアードサービスセンター）を設立するケースもあります。

シェアードサービスと似た用語の違いを、以下の表にまとめました。

それぞれの違いを明確にし、シェアードサービスをより正しく理解しましょう。

シェアードサービスとアウトソーシングの違い

シェアードサービスとアウトソーシングは、どちらも間接部門の業務効率化を目的とした取り組みですが、業務を担う主体と委託範囲に違いがあります。アウトソーシングは、自社で行っている業務の一部を外部企業に委託し、社外の専門会社に業務を任せる方法です。アウトソーシングする業務の例として、以下があげられます。

一方でシェアードサービスは、企業グループ内に専任の部門や組織を設け、共通業務を集約して社内で運用する仕組みです。たとえば、人事・経理・購買といった間接業務をグループ内で集約することで、業務フローや運用ルールを統一しやすくなります。業務ノウハウを社内に蓄積できる点も、アウトソーシングとの大きな違いです

シェアードサービスとBPOの違い

シェアードサービスとBPOは、どちらも間接部門の業務を一か所に集約して運用する取り組みですが、業務を社内組織に集約するか、外部企業に業務プロセスを委託するかという点に違いがあります。
BPO（Business Process Outsourcing）は、業務プロセスを外部の専門企業に委託し、運用や改善までを含めて任せる方法です。専門性の高い外部企業に業務を任せられる一方で、社内に業務ノウハウが蓄積されにくい場合もあります。

一方でシェアードサービスは、企業グループ内に業務を集約し、社内の組織が各部署やグループ会社に対してサービスとして業務を提供する仕組みです。

シェアードサービスの対象業務は、企業グループ内で共通して行われている定型的な間接業務が中心となります。シェアードサービスの対象業務の例として、以下があげられます。

これらの業務は、各部署や企業で個別に実施されていることが多く、同様の作業が繰り返されやすい特徴があります。 企業内で共通性が高く、業務フローを標準化しやすい業務ほど、シェアードサービスに適しています。

シェアードサービスのメリットとして、以下の3つがあげられます。

• コスト削減につながる
• 業務効率が向上する
• 内部統制を強化できる

シェアードサービスによって得られる効果を確認し、導入の検討に役立ててみてください。

コスト削減につながる

シェアードサービスでは、共通業務をひとつの部門や企業に集約して運用するため、業務の重複を減らし、人件費の削減につながります。

各部署や拠点ごとに同じような管理業務を行っていると、その分だけ人員やシステム、設備などのコストが重複して発生します。たとえば、経理や人事、総務といった間接部門の業務を拠点ごとに個別に運用していると、それぞれに担当者や管理体制が必要です。

間接材の購買管理でも、拠点ごとに発注を行っている場合、同じ物品でも購入単価にばらつきが生じたり、不要な購入が発生したりするため、購買コストが増加しやすくなります。こうした購買業務を一元化することで、単価のばらつきや不要な購入を抑えやすくなり、企業グループ全体のコスト削減につながります。グループ全体の購買量を集約することで、ボリュームメリットを活用したコスト削減も可能です。

購買業務のコスト削減について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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業務効率が向上する

シェアードサービスでは、共通業務を集約することで業務の重複や無駄を減らし、業務効率の向上につながります。複数の部署やグループ会社で同じ業務をそれぞれ実施している場合、業務フローや手順が拠点ごとに異なり、対応方法がばらばらになることがあります。こうした状態では、情報共有が難しくなったり、同じ内容の確認作業を繰り返したりするなど、業務の無駄が生じやすくなるでしょう。

シェアードサービスを活用してノンコア業務を集約すれば、こうした非効率を解消できるだけでなく、各部署がコア業務に集中できる環境も整えやすくなります。

たとえば間接材では、購買業務を集約して管理することで、発注手続や購買データの管理方法を統一しやすくなり、業務の重複や確認作業の手間を減らせます。その結果、業務全体の流れが整理され、組織全体の業務効率の向上につながります。自社の業務効率に課題を感じている方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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内部統制を強化できる

シェアードサービスでは、業務手順や管理ルールを統一することで、内部統制の強化につながります。

複数の部署やグループ会社で同じ業務をそれぞれ運用している場合、運用ルールやチェック体制が拠点ごとに異なり、処理方法にばらつきが生じることもあります。その結果、ミスや不正に気付きにくくなるおそれもあるでしょう。

たとえば、間接材の購買業務を一元的に管理することで、発注や承認のプロセスを統一でき、取引状況の把握もしやすくなります。承認履歴も可視化できるため、不正防止や適切な管理体制の維持にもつながります。自社の内部統制に課題を感じている方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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シェアードサービスには、以下のようなデメリットもあります。

• 導入に時間とコストがかかる
• 現場との連携が取りにくくなる

シェアードサービスの導入を失敗しないよう、事前に確認しておきましょう。

導入に時間とコストがかかる

シェアードサービスは、導入にあたって業務の整理や体制の見直しが必要になります。各拠点で異なる業務フローや運用ルールを整理し、共通の手順として再設計する作業が発生するからです。
業務を集約して管理するためのシステム導入や組織体制の整備、人員配置の見直しなども必要になる場合があります。
そのため、対象業務の選定や導入スケジュールを慎重に検討しながら、段階的に進めていくことが重要です。

現場との連携が取りにくくなる

シェアードサービスでは、業務を担う部門と実際に業務を依頼する各部署や拠点との間に距離が生まれることがあります。これまで各部署で直接対応していた業務が別の部門に移ることで、細かな事情や現場の状況が共有されにくくなるからです。

たとえば、間接材の購買業務を集約した場合、現場で急ぎの備品が必要になっても、従来のように担当者が個別に対応することが難しくなることがあります。そのため、業務を集約する際には、現場との情報共有の仕組みや相談しやすい窓口を整える必要があります。

シェアードサービスの導入を成功させるポイントは、主に以下の3つです。

• 対象業務を見極める
• 業務は段階的に移行する
• システムを活用して業務を一元管理する

導入をスムーズに進めるためにも、事前に押さえておきましょう。

対象業務を見極める

すべての業務がシェアードサービスに適しているわけではなく、業務の共通性や標準化のしやすさによって効果は大きく変わります。

たとえば、会計処理や給与計算のように複数の部署やグループ会社で共通して発生する業務は、手順を統一しやすく、シェアードサービスの対象となるケースが多い業務です。こうした業務を各拠点で個別に運用していると、法改正への対応や業務管理が重複し、非効率になる場合があります。

一方で、独自のノウハウや専門的な判断が求められる業務は、無理に集約すると運用が難しくなるおそれがあります。
まずは企業内の業務を可視化し、共通している業務と自社固有の業務を整理することからはじめましょう。

業務は段階的に移行する

シェアードサービスを導入する際には、すべての業務を一度に集約するのではなく、段階的に移行しましょう。複数の業務を同時に移管すると、業務フローの変更や担当者の役割の見直しが一度に発生し、現場で混乱が生じるおそれがあるからです。

まずは手順が決まっている定型業務や処理件数が多い業務など、比較的運用を標準化しやすい業務から移行する方法が一般的です。たとえば、経理業務では経費精算や支払処理などの定型業務から集約を進め、その後に人事や総務、購買などの業務へと対象範囲を広げていくと、運用を安定させながら導入を進めやすくなります。

システムを活用して業務を一元管理する

シェアードサービスの導入を成功させるには、業務を担当する部門だけでなく、業務を依頼する各部署や拠点との情報共有を円滑に行える仕組みを整える必要があります。業務をひとつの組織に集約すると、依頼内容や進捗状況が見えにくくなり、現場との連携が取りにくくなる場合があるからです。

こうした課題を防ぐためには、システムを活用して業務情報を一元的に管理し、関係者が必要な情報を確認できる状態を整えることが有効です。とくに、拠点ごとに発注や購買管理が分散しやすい間接材の購買業務では、購買管理システムが役立ちます。

企業グループでは、事務用品や消耗品などの間接材を各部署が個別に発注しているケースも多く、購入履歴や取引条件が分散しやすい傾向があります。このような状態では、同じ物品でも拠点ごとに購入単価が異なったり、購買状況を把握しにくくなったりするおそれがあります。

こうした課題を解消する方法として「購買管理システム」の活用が有効です。購買管理システムを活用することで、発注プロセスや購買履歴、取引先情報などを一元的に管理でき、企業グループ全体の購買状況を把握しやすくなります。

また、購買ルールや承認フローを統一しやすくなるため、担当者による対応のばらつきを防ぎやすくなり、属人化の抑制や不正防止といった内部統制の強化にもつながります。購買管理システムで実現できることについては、以下の記事で詳しく解説しています

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間接材の購買管理システム「べんりねっと」を活用したシェアードサービスの成功事例

明治グループのシェアードサービス会社である株式会社明治ナイスデイでは、間接材の購買管理システム「べんりねっと」を導入し、全国48拠点に分散していた購買業務の見える化と集中購買を実現しています。

導入前は、拠点ごとに発注や取引先が異なり、グループ全体の購買状況の把握や、都度の見積もり取得といった業務に多くの工数がかかっていました。
べんりねっと導入後は、承認済み商品をカタログ化し、パンチアウト連携なども活用して購入フローを一本化したことで、管理部門の業務負荷を約30％削減しています。

購買データを一元管理したことで全国48拠点の購買状況を把握できるようになり、購買量の集約によるボリュームディスカウントを通じて購買コストも約10％削減しました。さらに、可視化した購買データを活用して「独自調達をしている拠点」を発見した際はシステム購買へ促すなど、無駄を発生させないPDCAサイクルを継続的に運用しています。本事例については、以下の記事で詳しく解説しています。

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「株式会社明治ナイスデイ」様　>>
「べんりねっと」で全国48拠点の一括集中購買を実現

シェアードサービスは、企業グループ内で共通して発生する間接業務を集約し、業務効率の向上やコスト削減につなげる経営手法です。

一方で、導入には時間やコストがかかるほか、現場との連携が取りにくくなる場合もあるため、対象業務の見極めや情報共有の仕組みづくりが欠かせません。

とくに購買業務では、拠点ごとに分散しやすい発注情報や購買履歴を一元管理できる購買管理システムの活用が有効です。
まずは自社の間接業務を整理し、共通化しやすい業務からシェアードサービスを取り入れながら、グループ全体の生産性向上につなげていきましょう。