コラム

検収書（けんしゅうしょ）とは、取引先から納品された商品やサービスの内容・数量・品質を確認し、相違がないことを証明する書類です。納品書や請求書と同様に取引の重要な証明になり、支払処理や会計管理のもととなるデータとして利用されます。たとえば、オフィス用品を頻繁に発注する場合、複数部署で納品確認が行われるため、検収書がないと「誰が・いつ受け取ったか」が曖昧になります。その結果数量の差異や支払漏れが発生するケースもあります。

とくに企業間取引では、納品後にトラブルが発生した際の判断材料となるため、検収の事実や内容を正確に記録しておくことが求められるのです。近年では、ミスの防止や業務効率化の観点から、紙でのやり取りに代わってシステム上で検収内容を入力・承認する企業が増えています。

検収書の法的な位置づけと重要性

検収書は、契約書のように法的効力をもつ書類ではありませんが、取引をスムーズに進めるうえで重要な役割を果たします。発注者が納品内容を確認し、受領を認めた記録が残ることで、「納品が完了していない」「数量が違う」といったトラブルを防ぐ裏付けになるからです。

また、検収書は会計帳簿や請求書と整合性を取るための資料としても扱われ、企業の内部統制や監査の場面でも重視されます。

検収書に似た書類として、以下があげられます。

• 納品書
• 請求書
• 受領書
• 作業完了報告書

違いを整理しておくことで、検収書の位置づけがより明確になるでしょう。

検収書と納品書の違い

検収書と納品書には、発行元と目的に違いがあります。
納品書は、商品を納めた側（受注者）がたしかに納品したことを証明するために発行する書類で、主に納品内容を明細として記載します。一方検収書は、受け取った側（発注者）が、納品書の内容と実際の納品内容が一致しているかを確認し、受領した証拠として発行する書類です。

つまり、納品書が売り手からの報告書であるのに対し、検収書は買い手による確認書です。両者をあわせて管理することで、取引内容の食い違いを防ぎ、支払処理を正確に行えます。

検収書と請求書の違い

検収書と請求書には、取引プロセス上の発行タイミングと役割に違いがあります。
検収書は、納品された商品やサービスの内容を確認し、受領した事実を記録するために発注者が発行します。一方、請求書はその後のステップで、売り手が代金の支払を求めるために発行する書類です。検収書は「受領の確認」、請求書は「支払の請求」と役割が異なり、検収の完了によってはじめて請求内容の正当性を確認できます。

つまり、検収書は請求書の根拠となる書類であり、連携することで支払トラブルを防げるのです。一部の企業では、検収書の発行をもって請求書の発行を省略する運用を採用している場合もあります。この場合、検収書が代金支払の根拠書類となり、検収データをもとに支払処理の自動化が可能です。

検収書と受領書の違い

検収書と受領書には、発行のタイミングと目的に違いがあります。
受領書は、発注者が納品物を受け取った際に品目や数量、受領日時などを記録し、品質や内容を確認する前段階で発行される書類です。一方、検収書は、納品物の数量や品質を確認し、問題がないことを確認した後に発行します。

発行の順番は、受領書が先で検収書があとです。ただし、企業や業界によっては、検収完了をもって受領書を発行するケースもあり、両者を明確に区別していないこともあります。どの書類を検収の記録とするかは、社内や取引先の運用を確認しておきましょう。

検収書と作業完了報告書の違い

検収書と作業完了報告書には、記載する主体と証明する内容に違いがあります。
作業完了報告書は、サービスや工事などの提供側（請負業者）が、依頼作業の完了を報告するために作成する書類です。一方、検収書は、報告を受けた発注者が作業内容を確認し、問題がないことを承認する際に発行します。

つまり、作業完了報告書は実施側の報告書、検収書は発注側の確認書です。

一般的な検収書に記載する項目は、以下の通りです。

とくに検収日や品目情報は、後の請求処理や監査に大きく関わるため、正確に記載しましょう。紙でのやり取りでは押印や署名で確認を行うのが一般的ですが、近年は電子化が進み、システム上で検収情報を入力・承認する方式が主流になっています。

検収書は、電子帳簿保存法（電帳法）で定められる「取引関係書類」に該当し、取引の内容や事実を証明する書類として保存が求められます。

電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書、契約書などを電子データで保存する際のルールを定めた法律です。2022年1月の改正以降、電子取引データの保存が義務化されました。紙で受け取った検収書は、従来どおり紙で保管できます。一方で、メールやシステム上で受け取ったPDFなどの電子データは「電子取引」に該当し、電帳法の保存要件を満たす義務があるのです。具体的には、訂正・削除の防止措置や、日付・取引先名などで検索できる仕組みを整えることが求められます。

こうした要件に対応するため、検収書を電子的に発行・保存できるシステムを導入し、電帳法に準拠したデータ管理を行う企業が増えています。

紙で検収書を管理すると、次の3つのリスクが生じやすくなります。

• 紛失のリスク
• 検索・集計の工数
• 法令対応や内部統制への不備

これらのリスクを放置すると、業務の正確性や信頼性を損なうおそれがあるため、適切な管理体制を整えることが重要です。

紛失のリスク

紙の検収書は扱いやすい反面、紛失や破損のリスクが高いという課題があります。納品書や請求書とともに紙で保管していると、ファイルの入れ替えや移動の際に混在したり、担当者の異動や退職によって所在がわからなくなったりするケースも少なくありません。とくに複数部署で発注を行う企業では、検収書が現場ごとに分散し、どこに保管されているのか把握できなくなることもあります。

また、経年劣化や水濡れなどで文字が読めなくなったり、印影が薄れたりと、長期保管に適さない点もリスクです。こうした紛失・破損は、取引の証拠を失うことにつながり、支払処理や監査時にトラブルを引き起こすおそれがあります。

検索・集計の工数

検収書を紙で管理している場合、必要な書類を探したり、内容を集計したりする作業に多くの時間がかかります。たとえば、検収データをもとに支払処理を行う際、紙の束から該当する検収書を一枚ずつ探すのは非常に非効率です。担当者ごとに保管方法が異なると、場所がわからず時間がかかるおそれもあります。とくに、オフィス用品や消耗品などの間接材は、取り扱う品目が多く発注頻度も高いため、検収書の管理が煩雑になりやすい傾向です。

また、検収日や発注先ごとにデータを集計する場合も、紙の情報を手入力で表計算ソフトに転記する必要があり、転記ミスや二重入力のリスクが発生します。検収書の検索や集計にかかる手作業は属人化しやすく、担当者の負担を増やす要因にもなります。

法令対応や内部統制への不備

検収書を紙で運用していると、法令対応や内部統制の面で不備が生じるリスクがあります。電子帳簿保存法では、取引書類の保存方法や、管理体制に一定の要件が定められます。とくに電子取引データについては、そのまま電子保存することが義務付けられているのです。紙で受け取った検収書を、紙のまま保管することは問題ありません。しかし、メール添付やシステム上で受け取ったPDFなどの電子データを印刷して紙だけで保存し、もとのデータを削除する方法は、法的要件を満たさず違反となるのです。

また、紙の検収書は承認や確認の履歴が残りにくく、誰がいつ検収を行ったのかを後から正確に追跡することが難しい点も課題です。その結果、監査の際に確認資料として不十分と判断されるおそれがあります。自社の内部統制に課題を感じている方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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検収業務を紙やExcelで管理していると、確認の遅れや紛失、記録漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。とくにオフィス用品や消耗品などの間接材購買は取り扱う品目が多く、複数部署から頻繁に発注が行われるため、納品確認や検収管理が煩雑になりがちです。
情報が部署ごとに分散すると、誰がいつ検収したのか把握しづらくなり、支払処理の遅延や二重発注につながるリスクもあります。

こうした非効率を解消する方法として効果的なのが、「購買管理システム」の導入です。購買管理システムの導入によるメリットは、以下の通りです。

検収業務をスピーディかつ正確に進めるためには、システムによる一元管理が効果的な手段といえます。購買管理システムで実現できることや詳しい機能については、以下の記事で解説しています

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間接材の購買管理システム「べんりねっと」の概要を一つにまとめました。

べんりねっと導入で発注から会計処理までの時間を65％短縮できた事例

医薬品製造業の太陽ファルマテック株式会社では、購買管理システム「べんりねっと」を導入し、発注から検収、会計処理までの一連の流れを大幅に効率化しています。

同社では以前、3つの購買システムを併用して約200社のサプライヤと個別にやり取りし、月に100件を超える請求書の確認や督促に多くの時間を要していました。そこで、べんりねっとに一本化して購買・検収データを集約し、サプライヤからの請求書にもとづいて支払処理を行うフローから、検収データにもとづいて支払金額をサプライヤに通知して支払う「支払通知方式」へ移行しました。これにより、発注から会計処理までのトータル時間を約65％短縮しています。検収から支払処理までスムーズに連携できるようになり、正確性も向上しました。

現在は、システム上に蓄積された購買データをもとに分析を進めており、相見積もりの徹底やコスト削減活動にも活用しています。本事例については、以下の記事で詳しく解説しているので、べんりねっとの導入を検討している方は参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「太陽ファルマテック株式会社」様　>>
200社のサプライヤと接続して発注から会計処理までの時間を65％短縮

検収書に関するよくある質問について、以下にまとめました。

• 検収書の保存期間はどれくらいですか
• 検収書は発注者と受注者のどちらが発行しますか
• 検収書を紛失したらどうすればいいですか

実務でよく寄せられる検収書に関する疑問を、保存・発行・紛失対応の3つの観点から解説します。

検収書の保存期間はどれくらいですか

法人の場合、検収書の保存期間は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から 7年間 と定められています。また、青色申告で欠損金額が生じた事業年度については、欠損金の繰越控除に対応するため 10年間の保存が必要です。

電子データでやり取りした検収書は、電子帳簿保存法の要件に従い、訂正・削除の防止措置や検索機能を備えた状態で保存しなければなりません。紙・電子どちらの形式であっても、発注書や請求書などの関連書類とあわせて一元的に管理し、社内ルールとして保存方法を明確にしておきましょう。

検収書は発注者と受注者のどちらが発行しますか

検収書は、納品物を受け取った側である発注者（買い手）が発行します。納品書や請求書が売り手側から発行されるのに対し、検収書は納品内容に問題がないことを確認し、取引が契約どおり完了したことを証明するための書類です。
企業間取引では、検収書が支払処理の起点となるケースも多く、正確な発行が支払トラブルの防止や会計処理の信頼性向上につながります。

検収書を紛失したらどうすればいいですか

検収書を紛失した場合は、放置せずに速やかに取引先へ連絡し、再発行を依頼しましょう。
検収書は、取引が正しく完了したことを示す重要な書類です。紛失したままにしておくと、支払処理や監査の際に取引の正当性を証明できなくなるおそれがあります。こうした紛失リスクを防ぐには、検収書の作成・承認・保存をすべて電子化できる購買管理システムを導入し、データとして一元管理するのがおすすめです。

検収書は、取引の完了を証明し、支払処理や会計管理を正確に行うために欠かせない書類です。しかし、紙による運用では、紛失や確認漏れなどのリスクが伴い、法令対応や内部統制に影響を及ぼすおそれがあります。

こうした課題を解決するには、検収プロセスをシステム上で完結し、紙のやり取りをなくすことが効果的です。システム上で検収データを作成から承認、保存まで一元管理することで、業務効率化と内部統制の強化を同時に実現できます。

購買管理システム「べんりねっと」を活用すれば、間接材の発注から検収までをスムーズに連携し、正確かつ透明性の高い購買プロセスを構築できます。この機会に業務プロセスを見直し、検収の正確性と効率性を両立できる体制を整えましょう。