コラム

適切な購買管理とは、購買業務を「実行して終わり」にせず、一連のサイクルとして運用している状態を指します。
適切な購買管理における4つのサイクルは、以下のとおりです。

1. 購買結果の可視化
2. 適正な評価・分析
3. 課題の抽出と見直し
4. 購買実行

購買管理の仕組みが機能している企業では、コストや業務工数を削減でき、中長期的には財務体質の改善につながります。また、内部統制を強化することで、経営リスクも抑えられます。
一方で、「購買管理システムを導入すること」だけが目的になってしまうと、期待した効果が得られず、失敗につながりかねません。

次章では、購買管理によって期待できる具体的な効果を解説します。これから購買管理に力を入れたい方は、以下の資料もご活用ください。基礎知識から、自社に合ったシステムの選定方法まで詳しく解説しています。

✓ お役立ち資料を無料ダウンロード

How to Success 購買管理

購買管理に必要な基礎知識から実践方法まで丁寧に解説

適切な購買管理によって、以下の3つの効果が得られます。

• 購買コストの削減
• 購買業務の工数削減
• 内部統制の強化

自社がどの効果をとくに重視するのかを整理しておくと、システム導入の目的がぶれず、失敗も防ぎやすくなります。

購買コストの削減

購買業務を見える化できると、どの品目をどの取引先からいくらで購入しているかが明確になります。
割高な取引や重複発注を見つけやすくなり、相見積による単価の見直しや、発注を集約した価格交渉もしやすくなります。
とくに間接材は、全国の拠点や部署で個別に発注されやすく、一件ごとの金額が小さいため、コスト削減の余地が見えにくい領域です。しかし、少額の支出でも全社で積み重なれば無視できない金額になります。

購買データを一元的に把握できる仕組みを整えることで、これまで手をつけられていなかった支出のムダを洗い出し、継続的なコスト削減につなげられます。購買コストに課題を感じている方は、以下の事例も参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「カルビー株式会社」様

グループ全体で発注工数を50％削減。利用者の6割はコスト削減も実感

購買業務の工数削減

見積依頼・発注・承認・検収といった購買業務を紙やExcel、メールで進めていると、転記や書類のやり取りに手間がかかります。
とくに間接材は発注の件数が多いため、一件ごとの作業が積み重なり、担当者の負担は大きくなりがちです。

購買管理の仕組みを整えてこれらの業務を電子化すれば、見積から支払までの一連の流れをシステム上で完結でき、作業負荷を大きく減らせます。承認もオンラインで進むため、書類の回覧や押印待ちで業務が滞ることもありません。
購買担当者は単純作業にかける時間を減らし、価格交渉や仕入先の選定・改善といった戦略的な業務に注力できるようになります。購買業務の工数に課題を感じている方は、以下の事例も参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「太陽ファルマテック株式会社」様

200社のサプライヤと接続し、発注から会計処理までの時間を65％短縮

内部統制の強化

購買のルールや承認フローが整っていないと、誰が何をいくらで購入したかが把握できず、不正やコンプライアンス違反のリスクが高まります。とくに購買が部署や拠点ごとに分散している間接材では、全社共通のルールが行き渡りにくく、統制が効きにくくなりがちです。

購買管理の仕組みを整えれば、定められたルートに沿ってのみ発注が進み、いつ・誰が・何を承認したかの記録が残るため、不透明な購買を防げます。こうした統制は、監査対応や社内チェックをスムーズにするだけでなく、企業運営上のリスクを抑えます。以下の記事では、購買管理システムの導入で内部統制を強化した事例について紹介しているので、参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「TOTO株式会社」様

購買の見える化でコストを20%削減。ガバナンス強化と業務効率化も実現

購買管理システムは、導入して運用がはじまってからだけでなく、導入前の段階でつまずくケースもあります。
導入前の失敗事例として、以下の2つを紹介します。

• 現場の反発で導入できなかった
• 社内調整が進まず導入が見送りになった

導入前のつまずきの原因を押さえておくことで、自社が計画段階で備えておくべき点が見えてきます。本記事で紹介する事例については、すべて以下の資料で解説しています。詳しく知りたい方は参考にしてみてください。

✓ お役立ち資料を無料ダウンロード

購買システム導入の失敗事例

購買管理でよくある失敗事例９つを整理しました

現場の反発で導入できなかった

A社では、FAXや電話での発注が中心で、全社の購買実態を把握できていませんでした。そこで経営企画部が主体となり、コスト削減と業務効率化を目的に購買管理システムの導入を検討します。
予算を確保し、情報システム部門との要件定義も終えて、開発に取りかかる段階まで進みました。しかし、そこではじめて現場に計画を説明したところ、「このフローでは業務が回らない」「かえってコストが上がる」といった否定的な反応が返ってきました。

結果的に、現場の理解を得られないまま計画は行き詰まってしまいます。この失敗の原因は、現場業務を理解せず、理想論だけで進めてしまった点です。

仕様を決める前に、現場へのアンケートやヒアリングを行い、「なぜ今のやり方をしているのか」を把握しておく必要があります。
あわせて、各部署の実務を熟知した現場のキーパーソンを、検討・要件定義の段階からプロジェクトに参加させることも大切です。それによって、現場の実態に即したフロー設計ができ、導入後の反発も抑えられます。

社内調整が進まず導入が見送りになった

B社では、間接材の購買改革を進めようとしたものの、各部門の利害が対立して調整ができませんでした。仕入先が自社の得意先でもあるため、営業部からは特定業者を優遇してほしいという要望が相次ぎました。一方、購買を仲介する関連会社は取引価格を下げたがりません。
さらに、情報部門はセキュリティを理由にネット利用へ難色を示し、経理部門は会計システムとのデータ連携に懐疑的でした。結局、どの部門も現状のやり方を変えたがらない状態だったのです。

推進役の総務部は部門間の調整ができず、結局、導入は見送られてしまいます。この失敗の原因は、各部門の「個別最適」を超えて「全社最適」の判断を下せる部門や人が不在だった点です。

購買改革は、経理・情報システムなど複数部門をまたぐため、部門横断で意思決定できる推進役が必要です。全社最適の視点で判断できる経営企画部門などが旗振り役となり、経営層を巻き込んで全社的な取り組みと位置づけることで、部門間の調整を進めやすくなります。

購買管理システムを活用する際の失敗事例として、以下の2つを紹介します。

• 導入後に現場に浸透せず利用率が上がらなかった
• 取り扱い品目が少なく現場のニーズに合わなかった

使われなくなった理由を押さえておくことで、自社の運用設計で気をつけるべき点が見えてきます。

導入後に現場に浸透せず利用率が上がらなかった

C社では、システムの導入までは順調に進んだものの、実際に利用する部門が半数に満たない状態が続いていました。
利用していない部門にアンケートをとると、「FAXの方が簡単に発注できる」「システムで買うと割高な商品がある」といった声が寄せられます。こうした意見はある程度想定しており、全体最適の観点から一部は割り切っていました。しかし、その意図が現場に十分に伝わっていなかったのです。

この失敗の原因は、導入の目的や判断基準が現場に理解されず、「なぜこのシステムを使うのか」が腹落ちしていなかった点です。

購買改革では、コスト削減・業務効率化・内部統制・グリーン購買といった目的が、短期的には互いに相反して見えることも少なくありません。たとえば、量販店で買えば安く済む備品でも、買い出しに行けば業務が止まります。領収書精算になれば、購入履歴を一元管理しにくくなり、統制上の問題も生じます。
このように、「安さ」と「効率・統制」は必ずしも両立しないのです。そのため、なぜその方針を選ぶのか、何を優先するのかを導入前から現場に繰り返し説明し、共通認識をつくっておく必要があります。

取り扱い品目が少なく現場のニーズに合わなかった

D社では、一部の品目からシステムでの購買をはじめ、順次対象を広げて最終的に全支出を一元管理する計画でした。
導入説明会では現場から「品番が少なすぎないか」という指摘も出ましたが、「必要に応じて順次追加する」と説明して運用を開始します。
しかし実際に運用がはじまると、システムで買えるのは登録した数百品番のみでした。それ以外の商品を必要とする現場では「欲しいものがシステムにない」状態が続き、次第にシステムはほとんど使われなくなってしまいます。

この失敗の原因は、現場が実際に必要とする品目を十分にカバーできていなかった点です。

スモールスタート自体は有効ですが、現場の主要な購買ニーズを満たす品目まで絞りすぎると、使われないシステムになりかねません。購買管理システムの導入前に、現場が本当に必要とする品目を洗い出し、追加していく運用ルールもあわせて整えておくことが、定着につながります。

購買管理システムのコスト面での失敗事例として、以下の2つを紹介します。

• 想定以上の費用がかかりシステムを作り直すことになった
• 導入後のメンテナンス負荷で本来の業務が回らなくなった

初期費用だけで判断すると、あとから想定外の負担が生じかねません。あらかじめ費用の内訳を知っておくことで、現実的な費用対効果を見積もれるようになります。

想定以上の費用がかかりシステムを作り直すことになった

E社では、担当者が複数業者から見積もりをとり、5,000万円で構築できるとした業者に開発を発注しました。
開発はおおむね予定どおり進みましたが、パイロット稼働の段階で仕様の漏れが次々と発覚します。改修しきれず、結局文具やトナー程度しか買えない中途半端なシステムになってしまいました。さらに稼働から1年後には年間500万円の保守料を請求され、予算を大幅に超えたうえ要求も満たさないシステムに、結局わずか1年で停止・廃棄となりました。

この失敗の原因は、構築費用を当初の見積もりどおりに見込み、追加開発や保守にかかる費用への意識が甘かった点です。

システム構築では、当初予算を大きく上回る費用がかかることも珍しくありません。自社開発を選ぶ場合は、見積もり額をそのまま鵜呑みにせず、追加開発や改修の費用も含めて予算を組む必要があります。保守費用も継続的に発生するため、初期費用だけでなく運用後のコストまで含めて費用対効果を試算しておきましょう。

導入後のメンテナンス負荷で本来の業務が回らなくなった

F社では、組織改正により間接材の購買も担当することになった資材部の担当者が、複数製品を比較してシステムを導入しました。その後、比較的順調に稼働まで進みました。
しかし社内のシステム部門からは「管理はするが、運用は資材部で」と言われ、資材部担当者がマスタメンテナンスや社内外からの問い合わせ対応を一手に引き受けることになってしまいます。毎週のように商品の改廃が発生してマスタ更新に追われ、対応が遅れると廃番商品を発注してしまうなどのトラブルも発生します。結果的に、資材部担当者は本来の業務に手が回らなくなってしまいました。

この失敗の原因は、導入後のマスタメンテナンスや問い合わせ対応といった運用負荷を、事前に見積もっていなかった点です。

品目数を絞って負荷を下げようとすると、現場から「必要な商品がない」とクレームが出ることがあります。このように、運用負荷と品目数のバランスにはジレンマが生じるのです。とくに月末や期末の繁忙期にシステム障害や問い合わせが重なると、通常の業務が回らなくなるおそれもあります。
導入前に、マスタ更新や問い合わせ対応を誰がどう担うのか、運用体制まで含めて設計しておきましょう。

ここまで見てきた失敗事例は、導入前・活用時・コスト面と場面はさまざまですが、共通しているのは「導入前の準備不足」です。
購買管理システムの導入を成功させるために、次の4つの視点で自社の準備状況をチェックしてみてください。

これらは、導入後ではなく、検討段階で押さえておくべきポイントです。準備に時間を確保できない場合や、社内に導入・運用のノウハウがない場合は、導入支援や運用サポートを提供している購買管理システムを検討するのもひとつの方法です。

「べんりねっと」は、コクヨグループの株式会社カウネットが提供する、間接材の購買に特化したクラウド型の購買管理システムです。5,700社以上への導入実績があり、購買管理のノウハウを蓄積してきました。
べんりねっとの特徴は以下のとおりです。

• 担当者と専用ヘルプデスクが、導入から運用の定着まで継続的にサポート
• 購買データの分析にもとづき、コスト削減や運用改善を継続的に提案
• 自社構築・保守が不要で、費用や運用の負担が比較的少ないクラウド型システム

「導入したが使われない」「運用が回らない」といった失敗の多くは、現場への定着と運用の継続で生じるものです。専任のサポートを受けながら進められるべんりねっとは、そうした失敗を防ぐうえで大きな支えとなります。
間接材の購買コストを見直したい企業は、べんりねっとの導入を検討してみてください。べんりねっとで実現できることや導入の流れについて知りたい方は、以下の資料をご活用ください。

✓ お役立ち資料を無料ダウンロード

べんりねっとサービス紹介資料

サービス内容を網羅的にまとめました

購買管理システムは、見積・発注・検収といった購買業務を一元管理し、コストの削減や業務効率化、内部統制の強化につながるツールです。ただし、導入自体が目的になると、期待した効果を得られないまま終わりかねません。

本記事の失敗事例の多くは、検討段階での見落とし、つまり「導入前の準備不足」から生まれています。事前に、現場の実態を把握できているか、全社最適で判断できる推進役がいるかを確認しておくことが大切です。また、運用が定着する体制を整え、費用も運用まで含めて見積もれているかを確認しましょう。

とくに間接材の購買は、少額・多品目で管理が煩雑になりがちです。だからこそ、適切に導入できれば、コストの見える化や工数削減といった効果を早期に実感しやすい領域でもあります。まずは自社の課題や改善点を整理し、失敗を防ぎながら購買改革を進めていきましょう。