購買管理システムの費用相場は？3つの内訳と費用対効果を高める選び方も解説
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購買管理システムの費用は、月額数万円で使えるクラウド型から、初期費用が数百万円規模になるオンプレミス型まで、条件によって大きな幅があります。 これほど差が出るのは、提供形態や利用人数、システムに任せる業務の範囲によって金額が変わるためです。
相場だけを見ても、自社の場合いくらかかるかは見えてきません。 そこで本記事では、購買管理システムの費用相場と内訳、費用対効果を高める選び方を解説します。
コスト削減につながった導入事例も紹介しているので、予算の検討を進めたい方は参考にしてみてください。
目次
購買管理システムとは｜購買業務を一元管理する仕組み
購買管理システムとは、見積依頼から発注・承認・検収までの購買業務を一元管理するツールです。紙の依頼書やExcel、メールに分散していたやり取りをシステム上に集約し、誰が何をいくらで購入したのかを記録として残せます。
主な機能は、カタログからの発注、金額や品目に応じた承認ルートの設定、購買データの蓄積・分析などです。これらの機能によって手作業や転記の時間を削減し、業務の効率化や内部統制の強化につなげられます。
購買管理システムの費用は、こうした業務をどこまでシステムに任せるかで変わります。全社の購買を幅広く任せるほど費用は大きくなるでしょう。一方、間接材の発注などに範囲を絞れば、費用を抑えやすくなります。購買管理システムの機能や導入メリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
購買管理の基本から改善の進め方、システムの選び方までをまとめて確認したい方は、以下の資料もお役立てください。
購買管理システムの費用相場
購買管理システムの費用は、クラウド型かオンプレミス型かという提供形態によって大きく異なります。目安は以下のとおりです。
| 項目 | クラウド型（SaaS型） | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 無料〜数十万円程度 | 数百万円〜1,000万円超 |
| 運用費用 | 月額数万円〜数十万円程度 | 保守費用が継続的に発生 |
クラウド型（SaaS型）の費用相場
クラウド型は、提供事業者のサーバーにあるシステムをインターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がないため、初期費用は無料から数十万円程度に収まる製品が多く、月額利用料は数万円から数十万円程度が目安になります。
月額は、利用するユーザー数や機能の範囲によって変わるのが一般的です。サーバーの管理やアップデートは提供事業者側が行うため、保守にかかる人手や費用を自社で抱えずに済みます。
自社でインフラを管理する負担を抑えたい企業や、専任のシステム担当者を置きにくい企業には、クラウド型が向いているでしょう。
オンプレミス型の費用相場
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築して利用する形態です。
サーバーの用意やシステムの構築が必要になるため、初期費用は数百万円規模になることが多く、カスタマイズの範囲によっては1,000万円を超える場合もあります。導入後も、システムを維持するための保守費用がかかります。あわせて、サーバーの管理やトラブル対応を担う社内の体制も必要です。
費用の負担は大きいものの、自社の業務に合わせて細かく作り込める点や、自社の環境内でデータを管理できる点は、オンプレミス型の特徴です。
独自の購買フローに合わせた構築が必要な企業や、セキュリティの観点から自社環境内でのデータ管理が求められる企業では、オンプレミス型が選択肢になりやすいでしょう。
購買管理システムの費用内訳は大きく3つ
購買管理システムの費用は、主に以下の3つで構成されています。
- 初期費用（導入設定・構築にかかる費用）
- 月額利用料・ライセンス費用
- カスタマイズ費用・保守サポート費用
内訳を正しく理解しておくことで、製品ごとの金額を同じ条件で比較できるようになります。
初期費用（導入設定・構築にかかる費用）
初期費用は、システムを使い始めるまでの準備にかかる費用です。具体的には、主に以下の作業が対象になります。
- アカウントの発行や環境の設定
- 品目や取引先といったマスタの登録
- 既存データの移行
クラウド型では無料から数十万円程度に収まることが多い一方、オンプレミス型ではサーバーの構築が必要になるため、数百万円規模になる場合もあります。見積もりを受け取ったら、金額だけでなく内訳まで確認しておきましょう。初期設定の支援やマスタ登録の代行、操作研修などを標準で含む製品もあれば、別料金としている製品もあるためです。
金額の安さだけで比べると、あとから設定支援や研修の費用が加わり、総額が想定を上回ることもあります。自社で設定作業を担える人員がいるのか、サポートを受ける前提なのかを整理したうえで、対象範囲をそろえて比較することが大切です。
月額利用料・ライセンス費用
月額利用料は、システムを継続して利用するためにかかる費用です。
クラウド型は月額制が一般的で、オンプレミス型はライセンスを購入する買い切り型に近い形が多くなります。金額を左右するのは、主に利用するユーザー数、発注数、機能の範囲です。ユーザー数に応じた課金体系では、発注に関わる人数が増えるほど月額料金も高くなります。一部の部署で使う場合と全社に展開する場合とでは年間の負担が大きく変わるため、将来の利用人数や発注数まで含めて試算しておきましょう。
また、グレードによって料金プランが分かれている製品もあります。必要な機能が上位プランにしかない場合もあるため、プラン表の最低料金だけで判断しないよう注意が必要です。月額費用は導入後も毎月発生するため、数年単位で見れば初期費用を上回ることも珍しくありません。単月の金額ではなく、年間の合計額で比較しましょう。
カスタマイズ費用・保守サポート費用
カスタマイズ費用は、自社の業務に合わせてシステムに変更を加える際にかかる費用です。
自社指定のサプライヤとの接続や、既存の会計システムとの連携など、標準機能で対応できない部分を作り込むほど、費用は高くなります。費用を抑えるには、すべてを自社のやり方に合わせるのではなく、システムの標準的な流れに業務を寄せられないか検討するのもひとつの方法です。
保守サポート費用は、導入後の問い合わせやトラブルへの対応、システムの更新にかかる費用を指します。クラウド型では月額利用料に含まれることが多い一方、オンプレミス型では年額で別途かかることもあります。サポートの範囲は製品によってさまざまです。問い合わせ窓口の有無だけでなく、運用が始まったあとの改善提案まで受けられるかどうかも確認しておきましょう。
費用対効果を高める購買管理システムの選び方
用対効果を判断するうえで確認したいポイントは、以下の3つです。
- 料金だけでなくコストと工数を削減できるか
- 自社の課題に必要な機能があるか
- 現場に浸透しやすい操作性か
選び方を明確にしておくことで、料金の安さに引かれて効果の出ない製品を選ぶ失敗を避けやすくなります。導入後に現場で使われないといった失敗を防ぎたい方は、以下の資料もお役立てください。
料金だけでなくコストと工数を削減できるか
費用対効果を判断するには、支払う金額だけでなく、その製品でどれだけのコストと工数を削減できるかを見る必要があります。
購買管理システムを導入すると、発注書の作成、承認依頼、請求書との突き合わせといった日々の作業時間を削減できます。これらの作業に毎月何時間かけているのかを担当者数も踏まえて試算すると、削減効果を金額に置き換えられます。
あわせて、購買そのもののコストが下がる余地も確認しておきましょう。発注データを一元化できれば、部署ごとに異なっていた価格の統一や、集中購買による交渉がしやすくなります。
月額の安い製品でも、削減できる工数やコストが小さければ、費用対効果は高くなりません。反対に、月額が多少高くても、削減効果が費用を上回るなら投資として妥当と判断できます。料金表の比較だけで決めず、自社でどの程度のコストや工数を削減できるかをあわせて検討することが大切です。
自社の課題に必要な機能があるか
候補の製品に、自社の課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。多機能な製品ほど費用は高くなるため、機能の多さで選ぶと使わない機能にまで費用がかかります。
まず整理したいのは、自社のどの課題を解決したいのかという点です。発注の手間を減らしたいのか、支出を見える化したいのか、承認の統制を強化したいのかによって、必要な機能は変わります。たとえば、オフィス用品や消耗品といった間接材の発注の効率化が主な目的であれば、カタログ発注機能を備えた間接材特化型の製品で十分な場合があります。一方、全社の購買を統合したい場合は、必要な機能も費用の規模も大きくなるでしょう。
必要な機能を洗い出す際は、なければ業務が回らない機能と、あれば便利な機能を分けておくと、プランや製品の比較がしやすくなります。
現場に浸透しやすい操作性か
購買管理システムは、現場の担当者が日常的に使ってはじめて効果が出ます。
操作が複雑で現場に浸透しなければ、これまでの電話やメールでの発注が残り、支払った費用が成果につながりません。確認すべきは、商品を探して発注するまでの操作を迷わず進められるか、承認の依頼や確認が手間なく行えるかといった、日々の使いやすさです。画面の見やすさや検索のしやすさは、資料だけでは判断しにくい部分といえます。
無料トライアルやデモを利用できる場合は、選定担当者だけでなく、実際に発注を行う現場の担当者も交えて操作を試しましょう。実際の業務を想定して操作することで、契約前に定着のしやすさを見極められます。
あわせて、操作に迷ったときに相談できる窓口や、導入時の定着支援、研修があるかも確認しておきましょう。どれほど機能が充実していても、使われなければ費用対効果は生まれません。現場の目線で操作性を確かめてから選ぶことで、投資を成果につなげやすくなります。
間接材購買のコスト削減なら「べんりねっと」
「べんりねっと」は、コクヨグループの株式会社カウネットが提供する、間接材の購買に特化したクラウド型の購買管理システムです。1997年のサービス開始以来、5,700社以上の導入実績があります。クラウド型のため自社でサーバーを構築する必要がなく、導入時の負担を抑えて始められます。
べんりねっとの主な特徴は以下のとおりです。
- 計2,500社以上の連携実績があり、大手ECサイトから地場の取引先まで購買を一元化できる
- 「サイト間一括検索」で複数サイトの類似商品を比較し、価格を確認しながら発注先を選べる
- 蓄積した購買データをダウンロードして、支出の分析やコスト削減の検討に活用できる
システム導入時はもちろん、運用開始後も継続的なサポートを受けられます。そのため、操作研修や現場への定着にかかる負担を抑えやすくなります。べんりねっとで実現できることや導入の流れについて知りたい方は、以下の資料もお役立てください。
【導入事例】購買の見える化でコストを約20％削減
住宅設備機器メーカーのTOTO株式会社は、事業所や製造グループ会社ごとに分散していた間接材購買を「べんりねっと」へ集約し、コストを約20％削減しました。
導入前は、発注者が複数のECサイトから自由に購入先を選べる状態でした。そのため、同じ商材でも事業所によって仕入先や価格に差が生じていたといいます。グループ全体で年間数百億円を購入していながら、全体の購買実績を把握するのが困難な状況でした。
そこで購買をべんりねっとへ一本化し、各事業所の実績データが本部に集まる体制を整えました。商材ごとの分析をもとに、全国でまとめて購入するものと、配送費を考慮して地域単位で購入するものを使い分け、年間約20％のコスト削減を実現しています。
さらに、各サイトで個別に行っていた請求書払いの処理を集約したことで、経理処理の工数も前年同月比で約60％削減されました。システムの費用は支出として目に見えやすい一方で、削減効果はデータの集約や購買方法の見直しなど、運用の積み重ねによって生まれます。
本事例については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。
購買管理システムの費用に関するよくある質問
購買管理システムの費用に関する、よくある質問と回答を以下にまとめました。
- 無料で使える購買管理システムはありますか
- おすすめの購買管理システムは何ですか
費用に関してつまずきやすい点を押さえておくことで、製品の比較を進めやすくなります。
無料で使える購買管理システムはありますか
無料プランや無料トライアルを提供している製品もあります。
初期費用と月額が無料で始められるものもあり、まず小さく試したい企業にとって選択肢のひとつです。ただし、利用できる機能が絞られていたり、ユーザー数や発注件数に上限が設けられていたりと、製品によって条件は異なります。サポートが有料プランのみの場合もあるため、無料の範囲で自社の課題を解決できるかは確認が必要です。
無料プランやトライアルは、契約前に操作性や現場への定着しやすさを確かめる場として活用するのがおすすめです。実際の発注業務を想定して試したうえで、必要な機能に応じた有料プランを検討しましょう。
おすすめの購買管理システムは何ですか
自社が扱う品目や解決したい課題、かけられる予算によって、適した製品は異なります。
オフィス用品や消耗品といった間接材の購買を効率化したい場合は、カタログ発注を備えた間接材特化型が候補になるでしょう。原材料や部品まで含めて全社の購買を統合したい場合は、基幹システムと連携できる汎用型が向いています。費用の面では、必要な機能に絞って選ぶことが費用対効果を高めます。多機能な製品では、使わない機能にまで費用を負担し続けることになりかねないためです。
製品ごとの詳しい比較は、以下の記事で解説しているので参考にしてみてください。
費用相場と内訳を把握して自社に合う購買管理システムを選ぼう
購買管理システムの費用は、クラウド型かオンプレミス型かという提供形態に加え、利用人数やシステムに任せる業務の範囲によって大きく変わります。
初期費用・月額利用料・カスタマイズや保守サポートの費用などの内訳を押さえておけば、見積もりの妥当性を判断し、製品ごとの金額を同じ条件で比較できます。そのうえで大切なのは、安さだけではなく、自社の課題に必要な機能があるか、現場に浸透しやすいかなどを踏まえ、費用対効果で選ぶことです。とくにオフィス用品や消耗品といった間接材の購買は、対象を絞って始めやすく、費用対効果を実感しやすい領域といえます。
自社がシステムに任せたい範囲を整理したうえで、予算と要件に合う製品を比較検討してみてください。
