コラム

購買管理システムは、原材料や部品の調達プロセスを最適化し、コスト削減と業務効率化に役立つツールです。見積もり依頼から発注、納品、検収までの一連の購買プロセスを一元管理し、電子化を実現します。

購買管理システムの主な機能は以下の通りです。

製造業では部品や材料を多く用いるため、購買管理が複雑になりやすい傾向です。しかし、購買管理システムを導入すれば、調達プロセス全体を効率化でき、コスト削減と品質向上を実現できるでしょう。

以下の記事では、購買管理システムの機能やメリットについて解説しています。購買管理に課題を感じている方は、ぜひ一度チェックしてみてください。

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購買管理の5原則とは、購買管理業務を適切に行うために必要なルールです。
具体的には、以下の5つがあげられます。

購買管理の5原則は、購買管理をする上で必要不可欠な要素です。購買管理の5原則を効果的に実践するためには、購買管理システムの導入をおすすめします。以下の記事では、購買管理の5原則について、概要や遵守するメリットについて解説しています。より効果的な購買管理を実現したいと考えている方は、参考にしてみてください。

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製造業で購買管理が重要視される理由は、以下の4つです。

• 利益に直結する
• 製品の品質を左右する
• 生産効率に影響する
• 間接材の管理が煩雑になりやすい

製造業特有の特徴を把握し、自社に合った購買管理を実現しましょう。
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利益に直結する

製造業では、原材料や部品の調達コストが製品の原価に大きな影響を与えます。適切な購買管理で調達コストを抑えられた場合、利益率の向上も期待できるでしょう。たとえば、サプライヤとの価格交渉や、ボリュームディスカウントの恩恵を受けることで、コスト削減が可能になります。
さらに、適切な在庫管理によって、不要な在庫や余計な購買コストの削減につながり、企業の財務状況を改善できます。

製品の品質を左右する

製造業では、原材料や部品の品質が、最終的な製品の品質に直接影響します。適切な購買管理で高品質な原材料や部品を安定的に調達すれば、自社製品の品質を維持・向上できるでしょう。
コスト削減ばかりを優先してしまうと、以下のような失敗を引き起こすリスクがあります。

• コスト削減のプレッシャーから原材料の品質基準を緩め、最終製品の品質低下を招く
• 価格のみを重視してサプライヤを選定し、品質管理体制が不十分な業者と取引して不良品の混入率が増える

品質向上のためには、サプライヤ選定基準の明確化や品質管理プロセスの確立、定期的な品質評価が重要です。高い品質は顧客満足度の向上に直結し、ブランド価値や競争力の強化に貢献します。

生産効率に影響する

適切な納期や数量の管理は、製造ラインの稼働率や生産計画に大きく影響します。サプライヤからの原材料や部品の入荷が遅れると、生産開始が遅れ、全体の生産スケジュールが遅れるおそれもあります。適切な購買管理の実現により、必要な原材料や部品を適切なタイミングで調達でき、安定した製造体制の維持につながるでしょう。

さらに、購買管理システムを導入すれば、発注から納品までのプロセスを見える化でき、納期遅延リスクを早期に特定できます。生産ラインの停止リスク低減にもつながるため、生産効率の向上も期待できるでしょう。

間接材の管理が煩雑になりやすい

製造業では、オフィス消耗品だけでなく工場で必要な工具・安全衛生用品・理科学機器など、必要な間接材の品目数が多いという特徴があります。

また、各工場ごとに昔から付き合いのある独自の取引先が存在するなど、全社で見ると取引先の数も多い傾向です。扱う品目や取引先が多いと管理が煩雑になり、業務効率や内部統制などの課題が発生しやすくなります。さらに、間接材は原材料や部品などと比較して管理が後回しにされやすく、適切な購買管理が行き届いていないケースも少なくありません。

製造業特有の特徴に対して効率的な購買管理を実現するためには、購買管理システムの活用がおすすめです。

製造業の企業で購買管理システムを導入するメリットは、以下の5つです。

• ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化
• 購買コストの適正化
• ヒューマンエラーの防止
• 内部統制の強化
• 月次決算の早期化

購買管理システムによって得られるメリットを確認し、自社のニーズに合っているか確認してみましょう。
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ワークフローの効率化・購買プロセスの最適化

購買管理システムを導入すると、手作業や紙ベースの作業を電子化して一元管理できるため、購買プロセス全体の効率化と標準化が実現するでしょう。とくに、製造業のように工場や販売所など多くの拠点がある場合、各拠点で購入方法が異なり、実態を把握できないケースもありますが、購買管理システムによる一元管理なら解決できます。

購買管理システムなら、見積依頼から納品、検収までの一連の購買プロセスがシステム上で完結します。承認フローも電子化されるため、処理時間が大幅に短縮されるでしょう。発注プロセスが大幅に短縮されることで、本来の業務に注力できるようになります。

以下の記事では、購買管理システムの導入によって発注工数を大幅に削減できた事例を紹介しています。購買管理をよりスムーズに行いたいと思っている方は、参考にしてみてください。

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購買コストの適正化

購買管理システムの導入は、購買コストの適正化に大きく貢献します。購買プロセスや、データ分析によるコスト削減の機会の見える化によって、最適な調達戦略が立てやすくなるためです。たとえば、過去の購買データや市場価格情報を分析することで、最適な価格で調達しやすくなります。
とくに工場を複数所有する製造業では、同じ商品でも工場ごとに購入単価や購入先が違うケースもあります。しかし、システムにより購入先を集約することで、ボリュームディスカウントの恩恵が受けられるようになるでしょう。

また、継続的なデータ分析と、戦略的なサプライヤとの関係構築によって、長期的なコスト最適化も期待できるでしょう。購買管理システムは調達コストを削減し、製造業の競争力向上と利益率改善に貢献できるツールといえます。

ヒューマンエラーの防止

購買管理システムのチェック機能や、データ出力の自動化によってヒューマンエラーを大幅に削減できます。その結果、企業のリスク管理体制の強化にも大きく貢献します。企業によっては各拠点で購買方法が異なり、手作業で発注や集計を行っているケースもあるでしょう。しかし、購買管理システムを活用すれば電子化され、操作も統一されるため入力ミスや計算ミスを低減できます。
以下の記事では、購買データのシステム連携によってヒューマンエラーが解消された事例を紹介しています。ヒューマンエラーを課題に感じている方は一度チェックしてみてください。

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データの自動入力によってヒューマンエラーを解消。

内部統制の強化

購買管理システムの導入は、内部統制の強化に大きく貢献します。購買管理システムによって取引が電子上に記録され、取引の透明性が上がるためです。とくに工場や販売所など多くの拠点を持つ製造業では、独自の方法で購買を行っている場合もあり、実態を把握できず不正の発見は困難を極めます。しかし、購買管理システム上ではすべての取引が可視化されているので、追跡できます。

また、内部統制強化の手段として、不正な取引や利益相反を防ぐための承認ルールを設定し、システム上の権限や承認プロセスを適切に設定することも有効です。購買管理システムの活用で内部統制を強化することで、サプライヤとの癒着や、不正購入のリスクを最小限に抑えられます。
以下では、承認過程や購買実績の可視化が内部統制の強化につながった事例を紹介しています。購買管理における内部統制に課題を感じている方は、参考にしてみてください。

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調達の見える化によって内部統制の強化を実現。

以下の記事では、購買プロセスにおける内部統制不足によって起こるリスクと、確立するための4ステップを紹介しています。自社の購買プロセスにおける内部統制を強化したいと考えている方は、ご一読ください。

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月次決算の早期化

購買管理システムの導入によって、月次決算の早期化が実現します。購買データの活用によって、決算に必要なデータの抽出と分析が迅速化されるためです。とくに、製造業のように購入先が多くなりやすく、支払処理の数が多い場合も、データの効率的な活用により処理時間を短縮できます。
月次決算の早期化が実現することで問題点の早期発見・対応しやすくなり、企業の競争力向上につながるでしょう。
以下では、購買システムを利用し、支払い方法を変更したことで会計処理の工数を大幅に削減した事例を紹介しています。ぜひご一読ください。

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製造業における購買管理システムの選定には、4つの基準があります。

• 集中購買と分散購買の柔軟な使い分けができるか
• 特殊な品目に対応できるか
• 自社が購買管理したい物品にあっているシステムか
• 現場で使いやすいか

自社での購買管理システムの導入を考えている方は、選定時の参考にしてみてください。

集中購買と分散購買の柔軟な使い分けができるか

製造業の購買管理において、集中購買と分散購買の柔軟な使い分けができるかどうかは重要な基準です。集中購買はスケールメリットを活かしたコスト削減や標準化を実現し、分散購買は現場のニーズに迅速に対応できます。

たとえば、全社共通の消耗品は共通の取引先から調達し、特定の工場で必要な専門部品は各工場ごとに最適なサプライヤを選定するなど、資材の特徴や状況に合わせて柔軟に購買できるシステムが理想です。集中購買と分散購買を使い分けてバランスよく調達できると、コスト効率と現場対応力を両立でき、市場での優位性が高まります。

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特殊な品目に対応できるか

製造業では、標準的な原材料や部品だけでなく、カスタム部品・設備・メンテナンスサービスなど、多様で特殊な品目の調達が必要です。そのため、製造業の購買管理システム選定において、幅広い特殊品目に対して柔軟な設定や管理機能が備わっていることは重要な基準となります。
製造業特有の複雑な購買ニーズに柔軟に対応できる購買管理システムなら、効率的な購買管理を実現できるでしょう。

自社が購買管理したい物品にあっているシステムか

購買管理システムには以下の3種類があります。

• 直接材・間接材両方に対応しているシステム
• 間接材購買に特化したシステム
• 特定業務に強いシステム

直接材と間接材は、性質の違いから必要な機能が異なるため、それぞれに特化したシステムを利用するのがおすすめです。
製造業で間接材の購買管理システムを導入する場合は、工場や営業所など拠点によって必要物品が異なるケースが多いため、柔軟に取引先を設定でき、連携カタログの多いシステムが効果的です。

現場で使いやすいか

製造業の購買管理システム選定として、現場での使いやすさは重要な基準といえます。直感的なユーザーインターフェースを備え、最小限のトレーニングで効率的に操作できるシステムが理想です。具体的には、シンプルでわかりやすい画面設計やよく使う機能へのクイックアクセス、過去の発注履歴の簡単な検索などがあげられます。モバイル対応している購買管理システムなら、工場や倉庫、工事現場などからでもスムーズに操作できるでしょう。
社員が直感的に使いやすい購買管理システムなら、現場の作業効率化に直結し、導入の成功率も高まります。

製造業での購買管理は、利益率や製品の品質に直結する重要な要素です。
とくに間接材では、オフィス消耗品だけでなく工場で必要な工具や安全衛生用品など、必要な間接材の品目数が多い傾向にあります。扱う品目や取引先が多いと管理が煩雑になり、業務効率や内部統制などの問題が発生しやすくなるでしょう。

購買管理に関する課題を解決するためには、購買管理システムの導入が効果的です。
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自社の購買管理を今一度見直し、企業の生産性向上につなげましょう。

購買管理システム導入で実際どう変わる？

購買業務でよくある4大お悩み
「コスト削減・業務効率化・内部統制・グリーン購入」。
これらをどのように解決したか、導入企業様の実例をご紹介。同じ課題を抱えた方がどうように取り組み、改善されたか、ぜひ参考にしてみてください。

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