コラム

購買は、企業が必要な商品やサービスを外部から買い入れる活動であるのに対し、調達は事業戦略にもとづいて中長期的に必要なリソースを確保する活動を指します。
具体的には、購買と調達には以下の違いがあります。

購買は調達の一部であり、調達はより戦略的で包括的な概念といえるでしょう。適切な仕入先の選定や、各部門との業務タイミングの調整など、購買活動を包括した幅広い業務が該当します。
購買・調達は、ともに企業の効率的な資源調達と生産性向上に不可欠な役割を果たします。

購買業務には、以下の4つのプロセスがあります。

1. 購買計画の立案
2. 見積もり依頼・契約
3. 発注
4. 検収・支払

各プロセスが適正に行われているか、自社の状況を照らし合わせてみましょう。
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1.購買計画の立案

購買計画の立案では、必要な資材やサービスを明確にし、数量・品質・納期・予算を設定しましょう。
購買計画は、以下の3ステップで作成します。

1. 必要な資材やサービスをリストアップし、優先順位を決める
2. 各部門からの要望を集め、全体のニーズを把握する
3. 予算内でどのように資材を調達するかを具体的に策定する

購買計画の立案には、過去の購買データや市場調査の活用が効果的です。たとえば、季節的な需要変動や新製品の導入に伴う資材増加を予測して事前に準備することで、供給の安定性を高められます。
間接材の場合は、過去のデータをもとに取引先や商品の集約を行い、コストの削減を図りましょう。
また、部門間のコミュニケーションを強化し、全社的な購買戦略を一体的に進めることも重要です。購買計画は企業全体のリソース管理に影響を与えるため、慎重に進める必要があります。

2.見積もり依頼・契約

複数のサプライヤに見積もりを依頼し、価格・納期・品質などの条件を比較検討します。見積もりを依頼する際は、サプライヤに対して明確な要件を伝えることが重要です。たとえば、品質基準や納期の遵守、価格条件などを具体的に示し、認識の相違を避ける必要があります。

また、サプライヤの信頼性や過去の実績を評価することで、事前にリスクを最小限に抑えられます。
最適な取引先を選定した後は、契約を締結し、取引条件を明確化しましょう。サプライヤと適切な契約を結ぶことで、安定した供給と信頼性の高い取引関係を構築できます。
相見積もりについては、以下の記事で深掘りしています。サプライヤ選定に課題を抱えている方は、ぜひチェックしてみてください。

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3.発注

発注プロセスは、購買計画と契約にもとづいて行いましょう。発注書には必要な品目や数量、納期など詳細な情報を記載し、サプライヤに送付します。発注作業は非常に重要なプロセスです。発注ミスをしてしまうと、生産計画に影響を与えたり、コストや時間の浪費を招いたりするおそれがあります。発注内容に不備がないか、事前に入念な確認が必要です。

また、サプライヤとコミュニケーションを密にとり、納期遵守や品質確保に向けた調整を行いましょう。問題発生時に迅速に対応できる体制を整えておくことで、生産計画の円滑な遂行につながります。

4.検収・支払

納品された数量や品質が契約条件通りであるか確認し、不備がなければ速やかに検収します。納品書と請求書を照合し、支払処理を行いましょう。
検収プロセスでは、品質管理が非常に重要です。たとえば、製品の外観や機能を確認し、不良品を即座に特定することで、生産現場でのトラブルを防げます。

検収後は納品書や請求書を正確に確認し、支払を適切に行いましょう。検収・支払のプロセスは正確さが求められるため、不正やミスを防ぐための仕組みが必要です。適切な検収と支払は、取引先との信頼関係の維持にもつながります。

購買業務を効果的に行うためには、「購買管理の5原則」を理解し、実践することが大切です。購買管理の5原則は、企業の調達活動の基礎となる指針で、以下の要素から構成されています。

購買管理の5原則を守ることで、企業は調達リスクを最小化しながら、コストを適切に管理できます。
以下の記事では、購買管理の5原則についてさらに実践的に解説しています。自社の購買業務に課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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購買業務で発生しやすい課題は、以下の4つです。

• 部門間の情報共有不足
• サプライヤ情報の管理不足
• ヒューマンエラーの増加
• 工数が増大しやすい

自社の状況にあてはまる項目がないか、一度確認してみてください。
購買業務に課題を抱えている場合は、以下の資料がおすすめです。よくある課題と解決策を具体的に紹介しているので、職場や個人用としてお役立てください。

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部門間の情報共有不足

部門間で情報を共有せず各生産ラインの担当者が独自に発注を行うと、同じ資材を重複して購入してしまうおそれがあります。重複購入は過剰在庫につながり、コストの無駄が発生してしまいます。部門間での情報共有が不十分な場合、需要予測のズレや在庫管理の非効率化が発生し、生産計画に支障をきたすリスクもあるでしょう。
たとえば、生産部門が急な需要増加を把握しても、その情報が購買部門に適切に伝わっていない場合、必要な資材を確保できず生産計画に支障をきたすおそれがあります。

とくに間接材の場合は、各拠点・部署で分散して購買を行うケースも少なくありません。
独自に購買を行うことで購入先や商品が分散するとボリュームメリットを活かせず、コストの無駄が発生します。取引先の数が膨れ上がることで、支払業務も煩雑になるでしょう。

サプライヤ情報の管理不足

サプライヤ情報の管理が不足すると、購買業務の質と効率は著しく低下します。
具体的には、以下のような課題が発生します。

• 最新の価格情報や取引条件を把握できず、不利な条件での取引が続く
• サプライヤの評価が適切に行われず、品質や納期の問題が発生する
• 取引先の財務状況や事業継続性のリスクを見逃し、突然の供給停止に陥る

問題が発生した場合、企業の戦略的な購買決定が難しくなり、市場変化への対応力が低下するおそれもあるでしょう。サプライヤ管理の不足は、長期的に考えると競争力の低下につながります。
サプライヤ管理に必要な考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。購買業務の適正化に向けてサプライヤ選定の見直しをお考えの方は、チェックしてみてください。

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ヒューマンエラーの増加

購買業務におけるヒューマンエラーは、企業の生産性と財務に重大な影響を与えます。発注書への数量や納期を誤入力した場合、過剰在庫や供給不足を引き起こし、生産ラインの停止や顧客への納期遅延につながるでしょう。

また、取引先情報の誤登録や支払先口座を入力ミスすることで、代金の誤振込や二重支払といったトラブルが発生し、取引先との信頼関係を損なうリスクが高まります。承認プロセスで適切な審査を経ていない発注が行われた場合、予算超過や不正取引が発生するおそれもあります。
ヒューマンエラーは単なる事務的なミスにとどまらず、企業の業績や信頼性に直接的な悪影響を及ぼすリスクがあるので注意しましょう。

工数が増大しやすい

購買業務では、部門間の情報共有不足やサプライヤ情報の管理不足、ヒューマンエラーの増加といった課題が複雑に絡み合い、対処に多大な工数が必要になるでしょう。
とくに間接材購買の場合、品目や仕入先が多岐にわたるため発注数が増大しやすく、また各部門ごとに分散して発注するケースが多いことから、管理がより煩雑になりやすいです。本来、間接材の購買業務はノンコア業務です。しかし、煩雑な管理や確認作業に追われることで、本来注力すべきコア業務の時間が圧迫されてしまうのは大きな課題です。

購買業務を適切に行うためには、購買管理システムが役立ちます。
購買管理システムは、発注から支払までの一連の流れをシステム上で一元管理し、効率化するツールです。ワークフローの電子化やデータの可視化を通じて、業務の効率性と透明性が向上します。システムを活用して限られた人的リソースを効果的に活用することで、コア業務に集中できるようになるでしょう。
そのため、購買業務の課題解決と競争力強化を目指す企業にとって、購買管理システムは有効なツールといえます。購買管理システムの導入を検討している方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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購買管理システムが購買業務の適正化に役立つ理由は、以下の3つです。

• 業務効率の大幅な向上
• コストの可視化と削減
• ヒューマンエラーの防止と内部統制の強化

システムによって実現できることを知り、導入を検討してみてください。
これから購買業務の改善に着手しようとお考えの方は、以下の資料を参考にしてみてください。効率化やコスト削減など、実際の事例からヒントを得られるでしょう。

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業務効率の大幅な向上

購買管理システムの導入により、購買業務の効率化が期待できます。 従来の手作業や紙ベースの処理から脱却し、発注から検収までの一連のプロセスを電子化できるためです。

たとえば、複数サプライヤへ一括で見積依頼を出せる「一括見積もり機能」や、発注・承認処理を完全に電子化する「承認ワークフロー」機能により、発注処理が迅速化します。FAX・メール・Webなど、サプライヤごとに発注・支払方法にばらつきがある場合、システムに統一することで経理部門の業務負担も軽減できるでしょう。ERPシステムや自社の基幹システムと連携すれば、支払・会計処理などのさらなる業務効率の向上も期待できます。
購買管理システムの導入によって発注工数を50％削減できた事例について、以下の記事で詳しく紹介しています。自社の購買コストにお悩みの方は、一度チェックしてみてください。

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発注工数の削減に成功。

コストの可視化と削減

購買管理システムは、企業の支出を詳細に可視化することで、コスト削減に大きく貢献します。システムで全社の購買データを一元管理でき、品目別・サプライヤ別・部門別など、多角的な分析が可能になるためです。無駄な支出や過剰な在庫を特定しやすくなり、戦略的にコストを削減できます。

たとえば、同一品目の部門間での価格差や、取引量に応じた割引の機会を把握できるようになります。過去の購買データを活用することで、より有利な条件での取引交渉が可能になるでしょう。購買データの詳細な分析と可視化により、経営層は的確な意思決定を行い、継続的なコスト最適化を実現できます。
購買状況の見える化によって仕入先を集約し、コスト削減を実現した事例について、以下の記事で解説しています。

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仕入先を集約してスケールメリットを活かせるように。

また、間接材のコスト削減をお考えの方は、以下の資料もご活用ください。

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コストダウンの4原則とそれぞれの原則への取り組み方を解説。

ヒューマンエラーの防止と内部統制の強化

購買管理システムの導入によって、ヒューマンエラーの大幅な減少と、内部統制の強化が期待できます。
ヒューマンエラーや内部統制の強化に役立つ機能の例として、以下があげられます。

購買管理システムによる一貫した運用により、担当者の属人的な判断に頼らない、透明性の高い購買プロセスが実現し、企業全体のリスク管理が向上します。
以下の記事では、承認過程や購買実績の見える化によって、コンプライアンスが強化された事例を紹介しています。社内の内部統制に課題を感じている方は、チェックしてみてください。

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「日本貨物鉄道株式会社」様　>>
業務負担が8割減少、さらにコンプライアンス強化も実現。

購買業務の適正化は業務効率だけの問題ではなく、企業全体の生産性や競争力向上に直結します。部門間の情報共有やサプライヤ管理など、購買業務における課題を放置することで、無駄なコストやリスクが増大するでしょう。購買業務を適正化するためには、購買管理システムの導入がおすすめです。

購買管理システムを活用するメリットは、以下の3つです。

• コスト削減
• 業務効率化
• 内部統制の強化

システム導入によって、購買担当者がよりコア業務に集中できる環境が整います。購買業務をシステムで最適化し、企業の持続的な成長を目指しましょう。