コラム

バックオフィスとは、営業や販売のような顧客と直接やり取りする部門を支え、会社全体の運営をスムーズにするための業務や部署を指します。たとえば、人事や総務、購買管理などが代表的な領域です。

従来はコストセンターとみなされ、経費のかかる部門として扱われることもありました。しかし近年は、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正や、DX推進の流れによってバックオフィスの重要性は高まっています。実際には、ガバナンスの強化やコンプライアンスの徹底、社員が安心して働ける環境の整備など、長期的に企業価値を支える重要な役割を果たしています。

フロントオフィスとバックオフィスの違い

フロントオフィスは、顧客と直接関わって売上や利益を生み出す部門であるのに対し、バックオフィスは社内の仕組みを整えることで組織を支える部門という違いがあります。それぞれ、以下のような部門が該当します。

フロントオフィスとバックオフィスは、どちらか一方だけで成り立つものではありません。フロントオフィスが成果を出すためには、バックオフィスによる正確な経理処理や人事制度の整備、法務チェックなどが必要です。逆にバックオフィスは、フロントオフィスが顧客と信頼関係を築き、結果を出すことではじめて価値が明確になります。
つまり、フロントオフィスとバックオフィスは、互いを補完し合うことで企業の成長を支えているのです。

バックオフィスの具体的な業務について、以下の部門別にご紹介します。

• 人事・労務管理
• 経理・財務
• 総務・庶務
• 法務・コンプライアンス
• 購買管理

自社のバックオフィス業務を洗い出す際に、参考にしてみてください。

人事・労務管理

人事・労務管理は従業員に関する業務を担う部門で、役割と具体的な業務内容は以下の通りです。

人事・労務管理の仕組みが整備されていないと組織運営は不安定になり、離職率の増加やコンプライアンス違反につながるリスクもあります。

経理・財務

経理・財務はどちらもお金を扱う部門で、役割と具体的な業務内容は以下の通りです。

近年はインボイス制度や電子帳簿保存法への対応により、経理の業務量は増加傾向です。その一方で、クラウド会計やワークフローシステムを導入して記帳や承認を電子化し、月次決算の早期化や資金管理の精度向上を進める企業が増えています。

総務・庶務

総務・庶務は社員が快適に働ける環境を整え、組織全体や各部署の日常業務を支える部門です。
総務・庶務の役割と、具体的な業務内容は以下の通りです。

総務・庶務の仕組みが整っていないと、社員が業務に集中できず、組織全体の生産性低下や働きにくさにつながるリスクがあります

法務・コンプライアンス

法務・コンプライアンスは、企業活動に伴う法的リスクを防ぎ、法令や社会的規範を守る体制を整える部門です。法務・コンプライアンスの役割と、具体的な業務内容は以下の通りです。

法務・コンプライアンスが機能しないと、契約トラブルや訴訟、社会的信用の失墜などのリスクが発生します。

購買管理

購買管理は、企業活動に必要な物品やサービスを調達する部門です。単に物を買うだけでなく、コストの最適化や品質の維持、安定的な供給の確保など、企業の競争力を左右する重要な役割を担っています。

購買管理の具体的な業務内容は、以下の通りです。

• 購買計画の立案
• 取引先の選定
• 見積もり依頼・契約
• 発注
• 検収・支払
• 納期管理
• 在庫管理

部署や拠点が増えるにつれて、発注や取引先が分散しやすく、管理が煩雑化して担当者の負担は増大します。そのため近年では、購買管理システムを導入して承認フローや価格比較を電子化し、発注工数を削減し不正を防止する企業が増えています。
購買業務の詳しい流れや、効率的に管理するポイントについては、以下の記事も参考にしてみてください。

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バックオフィス業務には、以下の4つの課題があります。

• 人手不足
• 手作業・アナログ管理による非効率な運用
• 繁忙期と閑散期における業務量の差
• 担当者依存による属人化リスク

自社の課題と照らし合わせ、業務改善の方向性を明確にしましょう。
バックオフィス業務のひとつである購買管理に課題を抱いている方は、以下の資料もお役立てください。

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人手不足

バックオフィス業務における大きな課題のひとつが、人手不足です。営業や開発などのフロントオフィスと比べて、直接的に売上を生み出しにくいバックオフィスは、人員配置の優先度が低くなりやすいからです。

とくに経理や財務などは高度な専門知識を必要とするため、たとえ採用枠があっても、適した人材を確保できない状況が起こり得ます。その結果、総務と人事を兼務するなど、本来なら複数人で分担すべき業務をひとりの社員が抱え込むこともあるでしょう。
人手不足は残業の常態化や担当者の疲弊を招き、離職率の増加にもつながります。

手作業・アナログ管理による非効率な運用

今もなお、バックオフィス業務の一部を紙やExcelで運用している企業は少なくありません。たとえば、請求書や契約書のやりとりを紙で行う場合、印刷・押印・郵送といった工程に手間がかかり、承認の遅れや書類紛失などのトラブルも発生しやすくなります。

また、Excelでのデータ管理は一見便利に見えても、入力ミスやファイルの重複、バージョン管理の煩雑さが非効率を招くでしょう。こうした非効率は業務スピードを落とすだけでなく、担当者の心理的負担を増やし、確認作業のために余計な時間を割くことにつながります。デジタル化が進むなかで、手作業やアナログに頼る体制は早急に見直すべき課題といえます。自社の業務改善に力を入れたいとお考えの方は、以下の記事も一度チェックしてみてください。

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繁忙期と閑散期における業務量の差

バックオフィス業務のなかには、時期によって負荷の差が大きい部署もあります。たとえば、経理であれば月末や決算期、人事であれば賞与計算や年度はじめの人事異動シーズンなど、繁忙期には通常の数倍の業務が集中します。一方で、閑散期は比較的業務が落ち着くため、同じ体制のままでは人員の稼働率にムラが生じてしまうのです。

繁忙期には長時間労働やミスの発生リスクが高まり、閑散期にはリソースが有効活用されず生産性が低下するという非効率が生じます。繁忙期と閑散期の差を和らげるためには、システム導入による自動化や業務分担の見直しなど、どの時期でも安定して対応できる仕組みが求められるでしょう。

担当者依存による属人化リスク

バックオフィス業務では、担当者以外が業務の流れを把握できていないケースも珍しくありません。たとえば、「この処理はAさんしかわからない」「この契約の経緯はBさんしか把握していない」といった状況は、担当者の休職や退職が発生したときに業務が滞る大きなリスクとなります。さらに、属人化した業務はブラックボックス化しやすく、チェック体制が不十分になり、不正やミスを見逃す可能性も高まるでしょう。

本来であればマニュアルやシステムを活用し、誰が担当しても一定の品質で業務を進められる体制を整えるべきです。
しかし、属人化が進んでいる企業ではそれが難しくなり、結果として内部統制やガバナンスの弱体化につながります。属人化を防ぎ、健全な業務体制を維持したいとお考えの方は、以下の記事も参考にしてみてください。

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バックオフィス業務を効率化する方法は、主に以下の3つです。

• 業務フローを見直して無駄を削減する
• アウトソーシングで専門家に任せる
• システムを導入して手作業を電子化する

効率化のポイントを押さえ、限られたリソースで高い生産性を維持しましょう。
購買業務の改善事例とそのアプローチ方法については、以下の資料でも詳しく解説しています。

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業務フローを見直して無駄を削減する

バックオフィス業務を効率化するためにまずやるべきことは、現在の業務フローを可視化し、どこに無駄があるか見極めることです。無駄な業務の例として、同じ書類を複数の部署で確認していたり、不要な押印や紙でのやり取りが続いていたりするケースがあげられます。非効率なプロセスをそのままにしておくと、担当者の時間を奪うだけでなく、ミスや確認もれの原因にもつながるでしょう。

業務フローを見直す際には、以下の視点が重要です。

• この手続きは本当に必要か
• 誰がやるべきか
• さらに短縮できる方法はないか

単純に作業を減らすだけでなく、役割や優先順位を整理することも担当者の負担軽減につながります。それにより、限られたリソースをより付加価値の高い業務へ振り分けられるようになるでしょう。購買業務のプロセスや効率化する方法については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

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アウトソーシングで専門家に任せる

専門性が高い業務や繁忙期に負荷が集中する業務については、アウトソーシングを活用するのも有効です。たとえば、給与計算や社会保険手続き、法務関連の契約書チェックなどは、知識や経験をもつ外部の専門家に任せることで正確性とスピードを確保できます。

社内の限られた人材で無理に対応しようとすると、残業の増加や担当者の疲弊につながり、最終的に品質低下を招くリスクもあるでしょう。アウトソーシングを導入すれば、担当者は定型的な処理から解放され、戦略人事や人材開発など、より付加価値の高いコア業務に時間を割けるようになります。

外部の知見を取り入れることで、最新の法改正や業界動向に即した対応ができる点も大きなメリットです。必要に応じて業務を外部に委託することは、組織の安定性と成長性を両立するための有効な選択肢といえます

システムを導入して手作業を電子化する

バックオフィス業務を効率化するには、システムを導入するのもひとつの手段です。紙やExcelに依存した管理を続けていると、入力ミスや承認遅延が頻発し、担当者の負担も大きくなります。購買管理システムや勤怠管理システム、経費精算システムなどを導入すれば、入力から承認、集計までを一元的に管理でき、業務スピードや正確性の向上が期待できます。

また、データを電子化することで検索性や共有性が高まり、誰でもリアルタイムに状況を把握できる点もメリットです。さらに、法改正への対応や内部統制の強化にもつながるため、単なる効率化にとどまらず、組織のリスクマネジメント強化にもつながります。

購買業務は、日々の業務に欠かせない物品やサービスの調達を幅広く扱うため、担当者の負担が大きい領域のひとつです。とくに間接材の購買業務は少額の発注が高頻度で発生するため、工数過多や内部統制が不十分といった状況が起こりやすい傾向にあります。さらに、Excelや紙での管理は処理の抜けや誤りが発生しやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。

こうした課題を解消するためには、購買管理システムの導入が有効です。システムを導入すれば、発注から承認・納品・検収までの流れを一元管理でき、購買データも可視化されます。無駄な発注や経費計上もれを防ぐだけでなく、不正利用の防止にもつながるでしょう。

一つひとつは少額でも、積み重なると大きなコストとなる間接材購買だからこそ、効率的で透明性の高い仕組みを整えることが大切です。以下の記事では、購買管理システムによって実現できることから選定基準まで、幅広く解説しています。

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間接材購買に力を入れたい方は、以下の資料も参考にしてみてください。課題抽出から改善方法まで具体的に解説しています

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購買管理に必要な基礎知識から実践方法まで詳しく解説

間接材の購買管理システム「べんりねっと」を活用して、バックオフィス業務を改善した事例を2つ紹介します。

• グループ全体で発注工数を約50％削減した事例
• 購買担当者を16人から2人まで最適化できた事例

実際の改善事例を参考にして、自社での導入を検討してみてください。べんりねっとで実現できることや導入の流れを詳しく知りたい方は、以下の資料もお役立てください。

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べんりねっとサービス紹介資料　>>
「べんりねっと」でできることを一冊にまとめました

グループ全体で発注工数を約50％削減した事例

食品製造業の「カルビー株式会社」では、購買管理システムをひとつに統合することで、発注工数の大幅削減とコスト最適化を実現しています。従来は、複数のシステムを併用することでフローが複雑化し、拠点ごとに価格がばらつくなど、管理上のムダが発生していました。導入後はべんりねっとと提携実績のあるサプライヤのほか、既存サプライヤとも柔軟に連携し、全社の購買フローを統一しました。

購買部門で 交渉した単価をカタログに登録することで、見積取得や価格交渉が不要となり、約50％の発注工数削減につながっています。さらに、サイト間比較一括検索機能を活用することで、商品検索や価格比較にかかる時間が1/10に短縮できました。
本事例については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。購買業務の発注工数に課題を抱いている方は、参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「カルビー株式会社」様　>>
グループ全社で約50％の発注工数削減に成功

購買担当者を16人から2人まで最適化できた事例

IT系専門商社の「ソレキア株式会社」では、べんりねっとを活用して事務用消耗品の調達プロセスを可視化・電子化し、人手依存だった間接材の購買運用を抜本的に見直しました。従来は拠点ごとに仕入先や手続きが分散し、承認・突合・支払までに多くの手作業が必要で、16人の担当者が常時対応していました。導入後は、社内システムとの連携により、 承認から会計処理までを一元的に完結できるようになり、煩雑だった入力や突合作業を削減できています。

さらに、仕入先を32社から12社に集約し、各部署の必要量を取りまとめることで、スケールメリットを活かした在庫削減と購買金額の抑制を同時に実現しました。間接材の購買担当者数はわずか2人まで最適化でき、残りの人員は本来注力すべきコア業務にシフトする体制へと移行しています。
本事例のより詳しい改善プロセスや導入効果については、以下の記事で紹介しています。

✓ 導入事例をチェック

「ソレキア株式会社」様　>>
購買業務の効率化によってコア業務に集中できるように

バックオフィス業務は近年ますます重要視されており、もはや単なるコストセンターではなく、企業の競争力と成長を支える基盤といえます。
しかし、多くのバックオフィス業務は人手不足や非効率なアナログ管理、担当者依存の属人化といった共通の課題を抱えています。放置すれば組織全体の生産性低下を招き、企業成長の足かせとなりかねません。

これらの課題を解決するためには、業務フローの見直しやアウトソーシングの活用、システム導入による効率化が必要です。とくに、間接材の購買管理システム「べんりねっと」を活用すれば、煩雑な購買業務を効率化し、企業の生産性向上につながります。

バックオフィス業務を一度見直し、企業の持続的な成長に向けた体制を構築しましょう。