発注管理で発生しやすい3つの課題と効率化の方法、システム導入のメリットを解説
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発注業務を紙やExcelで管理していて、「転記の手間が多い」「発注ミスや二重発注が起きる」「担当者しか状況がわからない」といった悩みはありませんか。発注件数が増えるほど、こうした課題は大きくなっていきます。
本記事では、発注管理の基本や業務フローを押さえたうえで、よくある課題と効率化の方法、システム導入のメリットをわかりやすく解説します。自社の発注管理を見直したい方は、参考にしてみてください。
目次
発注管理とは｜必要なものを必要な量だけ仕入れる仕組み
発注管理とは、事業活動に必要な資材や商品、備品などを「必要なものを、必要なときに、必要な量だけ」仕入れられるよう、発注に関わる一連の業務を管理することです。発注管理の目的は、単に「モノを注文する」ことではありません。過剰に発注すれば在庫やコストが膨らみ、逆に発注が足りなければ欠品や業務の停滞を招きます。適切なタイミングと数量を見極め、過不足をなくすことが発注管理の役割です。
とくにオフィス用品や消耗品といった間接材は、多くの部署で少額の発注が頻繁に発生します。そのため、一件ずつは小さくても、管理が行き届かないとムダやミスが積み重なりやすい領域です。
発注管理を整えることは、コストのムダや発注ミスを減らし、企業の収益力向上にもつながります。購買管理に課題を感じている方は、以下の資料も参考にしてみてください。購買管理の改善方法からシステムの選び方までを、具体的に解説しています。
発注管理の業務フロー
発注管理は、単発の「注文」で完結するものではなく、複数の工程が連なった一連の流れで成り立っています。
基本的な発注管理の業務フローは、以下の4ステップです。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1．発注内容の決定 | 何を・どれだけ・いつ・どこから仕入れるかを決める |
| 2．発注 | 発注書を作成・送付し、承認を経て注文を確定する |
| 3．検収 | 納品された品を発注内容・納品書と照合する |
| 4．支払い | 請求書と発注・納品の内容を照合して支払う |
いずれかの工程に問題が起きると、納期の遅れやコスト増加につながります。とくに発注件数が多い企業では、工程全体を正確かつスムーズに回し続けることが求められます。しかし実際には、発注業務をうまく管理できず、さまざまな課題を抱えている企業も少なくありません。
発注を含む購買業務のフローについて詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてみてください。
発注管理でよくある3つの課題
発注管理で起きやすい課題は、主に以下の3つです。
- 紙やExcelでの発注管理は手間とミスが多い
- 業務が属人化しやすい
- 発注状況をリアルタイムに把握できない
自社に当てはまる内容を把握しておくことで、優先して改善すべきポイントが見えてきます。
以下の資料では、購買業務でよくある課題と、その具体的な解決策を紹介しています。自社の購買管理における課題について、解決策を知りたい方はあわせてご覧ください。
紙やExcelでの発注管理は手間とミスが多い
紙やExcelによる管理は、電話やFAX、メールで届いた依頼を一件ずつ手作業で転記する必要があり、担当者に大きな負担がかかります。発注件数が多いほど作業量は膨らみ、入力作業に多くの時間を費やしてしまうこともあるでしょう。
さらに問題となるのは、手作業による入力ミスです。発注漏れや二重発注、品番・数量・金額の打ち間違いなどのエラーは、人の手で処理している限りゼロにはできません。Excel管理の場合、担当者が古いファイルを参照して発注してしまったり、関数の崩れで正しく集計されなかったりするトラブルが起きるおそれがあります。
とくに間接材は発注の件数が多いため、一件あたりは小さなミスでも積み重なると無視できない損失になることもあるでしょう。
業務が属人化しやすい
発注業務は、特定の担当者に任せきりになりやすい領域です。長年同じ人が担当していると、「どの品目をどの仕入先に、いくらで、どのタイミングで発注するか」といった判断が、担当者の経験や勘に依存するようになります。発注業務は、マニュアルが整っていないと周囲から見えにくくなり、ブラックボックス化しがちです。この状態が続くと、担当者が急に休んだり、異動・退職したりした際に、誰も発注業務を引き継げない事態が起きることがあります。
また、特定の担当者と仕入先の関係が固定化することで、価格が見直されないまま割高な取引が続いたり、発注の妥当性を確認しにくくなったりするリスクもあるでしょう。
とくに部署ごとに発注を行うことが多い間接材では、こうした属人化が全社的に起こりやすく、管理を難しくする要因となります。属人化による不透明な発注に不安を感じる方は、以下の記事もチェックしてみてください。
発注状況をリアルタイムに把握できない
紙やExcelを使い、部署ごとに発注のやり方が異なっていると、全社の発注状況をひと目で把握するのが難しくなります。進捗を知るために担当者へ個別に問い合わせたり、複数のファイルを開いて突き合わせたりと、確認作業そのものが余計な業務になってしまいます。
情報が分散していると、発注の重複や漏れにも気づきにくくなるでしょう。発注データがリアルタイムに集約されていなければ、購買実績の分析やコスト管理も後手に回りがちです。
とくに間接材は多くの部署で発注が発生するため、全体像が見えないことが、コストのムダや管理の甘さにつながります。発注や購買の見える化を進めたい方は、以下の記事もチェックしてみてください。
発注管理を効率化する3つの方法
発注管理を効率化する方法は、主に以下の3つです。
- 業務フローとルールを見直す
- 発注業務の一部を外部に委託する
- 購買管理システムを導入する
手軽にはじめられる方法から本格的な仕組み化まで、自社の状況に合わせて検討してみてください。
業務フローとルールを見直す
購買管理システムの導入やアウトソーシングを検討する前に、そもそも現状の発注プロセスにムダがないかを整理しましょう。具体的には、誰が・どのタイミングで・どの手順で発注しているのかを洗い出し、重複している作業や不要な工程がないか見直します。
あわせて、「いくら以上の発注は誰の承認が必要か」「どの品目をどの仕入先から購入するか」といった発注ルールを明文化しておくことも大切です。こうしたルールを整えることで、担当者ごとに異なっていたやり方が統一され、属人化の解消にもつながります。ルールは一度決めて終わりにせず、現場に周知し、運用しながら定期的に見直しましょう。
購買管理を見直す実践的な方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
発注業務の一部を外部に委託する
社内のリソースだけで発注業務を回すのが難しい場合は、業務の一部を外部に委託する選択肢もあります。発注書の作成や送付、仕入先とのやり取り、データ入力といった定型的な作業を専門の代行会社に任せることで、担当者の負担を大きく減らせます。
外部委託のメリットは、社内の人手が足りない状況でも発注業務を安定して回せる点です。担当者は煩雑な事務作業から解放され、仕入先の選定や価格交渉といった、より重要な業務に集中できるようになります。繁忙期だけ委託するなど、状況に応じた柔軟な使い方も可能です。
一方で、委託にはコストがかかるうえ、社内に発注のノウハウを蓄積しにくくなるデメリットもあります。また、自社の業務を外部と共有するため、情報管理体制も確認しておく必要があるでしょう。
購買管理システムを導入する
発注業務を根本的に効率化するなら、購買管理システムの導入が効果的です。紙やExcel、メールで行っていた発注業務をシステム上で一元化することで、これまで手作業に頼っていた工程を大幅に自動化・効率化できます。あらかじめ登録したカタログから商品を選んで発注できるため、転記や入力の手間が減り、品番や数量の打ち間違いも起こりにくくなります。
承認フローもシステム上で完結するため、書類の回覧や押印待ちで業務が止まることがありません。さらに、発注から検収までのデータを一元管理できるので、誰が何をどこまで対応したかをリアルタイムで把握できます。
とくに、発注件数が多く管理が煩雑になりがちな間接材では、システム導入による効率化の効果を実感しやすいでしょう。購買管理システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてみてください。
購買管理システムを導入する3つのメリット
購買管理システムを導入するメリットは、主に以下の3つです。
- 発注業務の工数削減
- 発注ミスの防止
- 発注データの一元管理・見える化
システム導入で何がどう変わるのかを具体的に知ることで、自社に導入すべきかどうか判断しやすくなります。
発注業務の工数削減
購買管理システムを導入すると、発注にかかる手作業を減らせます。あらかじめ登録したカタログから商品を選ぶだけで発注が完了するため、依頼内容の転記や発注書の作成といった手作業を大幅に削減できるからです。
紙やExcel、メールでの発注では、発注作業を担当者が一つひとつこなす必要があり、件数が増えるほど負担が膨らみます。システムなら承認もオンラインで進むため、書類の回覧や押印待ちで業務が止まることもありません。購買管理システムで空いた時間は、仕入先の見直しや価格交渉など、コスト改善につながる業務に充てられます。
とくにオフィス用品や消耗品などの間接材は、少額の発注が多くの部署で頻発するため、一件あたりの削減効果は小さくても、全社で見れば大きな工数削減につながるでしょう。
発注ミスの防止
購買管理システムは、発注漏れや二重発注、入力ミスといったヒューマンエラーを仕組みで防ぎます。手作業での発注では、品番や数量の打ち間違いや重複発注、注文漏れといったミスが発生しやすくなります。こうしたミスは、余分な在庫や追加コスト、取引先とのトラブルを招くこともあるでしょう。
システムなら、品番や単価の入力ミスが起こりにくく、過去の発注と照らし合わせて重複も防ぎやすくなります。承認者が画面上で内容を確認してから発注が確定するため、誤発注の見逃しも減らせるでしょう。発注方法が全社で統一されることで、部署ごとのばらつきもなくなり、後工程での手戻りや確認作業も少なくなります。
とくに間接材は品目数が多く、似た商品や同じ商品を複数の部署が別々に発注しがちです。だからこそ、システムによる重複防止やミス削減の効果を実感しやすい領域といえます。
発注データの一元管理・見える化
購買管理システムを導入すると、発注から検収までのデータを一元管理でき、誰が何をどこまで発注したかがひと目でわかります。
紙やExcelで、部署ごとに異なる方法で発注していると、情報が分散し、状況を確認するだけでも手間がかかります。
システムなら、進捗を個別に問い合わせたり、複数のファイルを突き合わせたりする手間を減らせます。さらに、システムで蓄積された購買データを分析することで、どの品目にどれだけ支出しているかを見える化できます。割高な取引や無駄な発注を洗い出し、コスト削減につなげられるでしょう。
とくに多くの部署で発注が発生する間接材購買では、見える化が全社的なコスト最適化につながります
間接材の購買管理システムならクラウド型の「べんりねっと」
間接材の発注業務は、少額・多品目の発注が多くの部署で発生するため、効率化の効果が表れやすい領域です。こうした発注業務を効率化する選択肢として、間接材に特化したクラウド型の購買管理システム「べんりねっと」があります。
べんりねっとの特徴は以下のとおりです。
- サイト間一括検索・見積商談・IPアドレス制限など、購買業務に必要な機能を搭載
- 既存取引先や大手サプライヤなど2,500社以上の連携実績があり、全社の間接材購買を一元管理できる
- ERPや基幹システムとの連携実績が豊富
発注から承認、検収までの流れを一元管理できるため、発注状況の見える化や業務の標準化につながります。発注ミスや確認漏れを防ぎながら、業務負担を減らしたい企業は、べんりねっとの導入を検討してみてください。
べんりねっとで実現できることや導入のステップについては、以下の資料で詳しく解説しています
発注工数を約50％削減｜べんりねっとの導入事例
食品製造業のカルビー株式会社は、間接材の購買に「べんりねっと」を導入し、発注工数を約50％削減しました。
導入前は、仕入先ごとに3〜4種類のシステムを使い分けており、紙の購入依頼書への手書き起票や、発注のたびに発生する相見積・価格比較に多くの工数がかかっていました。
そこで同社は、購買部門があらかじめ交渉した単価をシステムに登録し、現場は相見積なしで発注できる運用へと切り替えます。
発注の判断基準をシステム側に集約したことで、見積取得や価格比較を含む発注工数を、およそ50％削減しました。
さらに、べんりねっとの管理担当者が毎月、発注履歴データの分析にもとづくコスト削減提案を発注者へ配信し、導入後も継続的にサポートしました。その結果、発注者の約6割が10％以上のコスト削減も実感しています。
発注情報を一元管理して見える化し、価格や発注先の判断を仕組みに集約することで、発注業務の工数とコストを同時に改善した事例です。本事例について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
発注管理の仕組みを整えて企業の生産性を高めよう
発注管理は、必要なものを必要なときに必要な量だけ仕入れるために、発注に関わる一連の業務を管理する仕組みです。
手作業や属人化、発注状況の見えにくさを抱えたままでは、発注件数が増えるほど負担やミスが膨らみます。
まずは業務フローとルールを見直し、必要に応じて外部委託や購買管理システムの導入を組み合わせることで、こうした課題は解消できます。
とくに少額・多品目の間接材は、仕組み化による効率化の効果を実感しやすい領域です。自社の発注管理のどこに課題があるかを整理し、すぐに着手できるところから改善を進めていきましょう。
