コラム

資材調達とは、製品・サービス提供のために必要な原材料・部品などを、取引先から計画的に購入・管理する一連の業務を指します。単にものを買う行為ではなく、品質・コスト・納期のバランスを取りながら、安定的な供給体制を構築する重要な企業活動のひとつです。

資材には、大きくわけて主資材と副資材があります。主資材は製品そのものを構成する中心的な材料です。副資材は製造過程を支えたり、品質保持のために使用されたりと補助的な資材を指します。主資材と副資材の代表的な例は、以下の通りです。

とくに副資材は品目数が多く、単価や発注頻度がばらつくため、属人的な管理ではミスや工数が増える傾向にあります。効率的な資材調達を行うには、調達プロセス全体を見える化し、データにもとづいた管理体制を整えることが大切です。

資材調達と購買はどちらも企業活動に欠かせない業務ですが、目的や範囲、視点が異なります。資材調達は企業全体の効率化や利益最大化を目的とした戦略的な活動であり、購買は実際に発注や支払を行う実務的な活動です。資材調達と購買の違いについて、以下にまとめました。

資材調達はどのように買うかを設計する上流の戦略プロセスであり、購買は実際に購入する実務プロセスです。両者の役割を明確にわけて管理することで、コストの最適化や安定した供給体制の構築につながります。

資材調達は、以下の5つの業務フローにわけられます。

1. 調達計画の立案
2. サプライヤ選定
3. 発注・契約
4. 納品・検収
5. 請求・支払処理

それぞれの業務フローを理解し、資材調達の全体像をつかみましょう。

1.調達計画の立案｜必要な資材と数量を明確にする

資材調達では、はじめに必要な資材の種類・数量・調達時期を正確に把握し、全体の計画を立てます。生産計画や在庫状況をもとに、どの資材をいつ、どれだけ確保するべきかを見積もります。調達計画が曖昧だと、納期の遅延や在庫過多などのロスにつながるため、各部署との連携が欠かせません。
近年は原材料価格の変動やサプライチェーンの混乱など、外的要因による影響も大きく、状況に応じて計画を柔軟に見直せる仕組みづくりが求められます。

2.サプライヤ選定｜条件を比較して最適な取引先を決める

調達計画を立てたら、必要な資材を安定して供給できるサプライヤ（仕入先）を選定します。価格だけにとらわれず、品質の安定性や納期遵守率、アフターサービスなどの観点から総合的に評価することが大切です。
まずは複数の候補企業に見積依頼を行い、提示された条件を比較検討します。その際には、過去の取引実績や信用情報も重要な判断基準となります。とくに製造業や建設業では、特定の資材が入手困難になった場合のリスクも考慮し、代替供給ルートを確保しておくことも大切です。

サプライヤ選定は一度きりの取引ではなく、長期的なパートナーシップを築くプロセスです。戦略的に選定を行うことで、安定した調達体制とコスト最適化の両立が実現できます。サプライヤ選定の基準や方法についてお悩みの方は、以下の記事も参考にしてみてください。

✓ 関連記事もチェック

サプライヤとは？4つの選定基準を解説　>>
ベンダーやプロバイダーとの違い、選定基準・管理方法をご紹介。

3.発注・契約｜納期・単価を確定し正式に発注する

納期・数量・単価・支払条件・品質基準などを明確に文書化し、双方の合意をもとに契約を締結します。この段階で曖昧な点が残ると、納期遅延やコスト増加といったトラブルの原因になりかねないため、事前の合意形成が大切です。
また、複数の部門が関与するケースでは、承認フローを設けて社内統制を保つ必要があります。とくに、間接材のように発注頻度が高く品目数が多い場合は、システム上で発注できる仕組みを整えると、ミスや手戻りを防げます。

4.納品・検収｜納品物の内容・数量を確認する

納品・検収では、納品書や発注書と照らし合わせて、品名・数量・品質・納期などをチェックします。不備があれば速やかにサプライヤへ連絡し、返品や再納品などの対応を求めましょう。この段階で確認が不十分だと、後の生産工程や支払処理に支障をきたすおそれがあります。

また、紙の納品書や手入力による管理では、情報の重複や確認漏れが発生しやすいため、システム上で納品データを一元管理するのが有効です。検収作業を正確かつ効率的に行うことで、品質トラブルの防止や内部統制の強化にもつながります。検収作業の煩雑さに課題を感じている方は、以下の記事もチェックしてみてください。

✓ 関連記事もチェック

検収書とは？納品書や請求書との違いと管理を効率化する方法を解説　>>
検収書の役割、紙で保存する3つのリスクをご紹介。

5.請求・支払処理｜支払情報を管理しコストを可視化する

検収が完了したら、サプライヤから届く請求書をもとに支払処理を行います。検収データと請求内容を突き合わせ、金額や数量に誤りがないかを確認しましょう。
手作業での照合や入力はミスが起きやすく、支払遅延や二重払いの原因になるため、システムによる自動照合がおすすめです。とくに間接材のように取引先が多岐にわたる場合、支払処理の効率化は担当者の業務負担を大きく軽減できます。
請求から支払までを正確に管理することで、キャッシュフローの安定や、無駄な支出を抑えることにもつながります。

資材調達で発生しやすい課題は、主に以下の3つです。

• コストや進捗を可視化できない
• 紙・Excel管理によるミスと工数の増加
• 担当者依存で属人化しやすい

資材調達で見過ごされやすい課題を理解し、自社にあてはまる内容がないか確認してみましょう。

コストや進捗を可視化できない

資材調達では、複数の取引先や発注案件が同時に進行するため、コストや納期の進捗を正確に把握できないケースが少なくありません。見積金額や支払状況、納品スケジュールなどの情報が取引先や発注担当者ごとに分散していると、全体を把握するのが難しくなり、結果的に予算超過や納期遅延の原因となることもあります。とくに間接材のように品目や取引先が多い場合、管理の複雑さが増し、データを正確に比較・分析することは困難です。

こうした状況を防ぐためには、 調達データを一元化し、発注から検収までの進捗やコストをリアルタイムで確認できる仕組みを整える必要があります。見える化によって、無駄な支出や発注ミスを防ぎ、調達全体の精度を高められます。資材調達の最適化によってコスト削減を実現したい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

✓ 関連記事もチェック

効率的なコスト削減への4ステップと3つの成功事例を紹介　>>
効率的にコストを削減する4つのステップと事例をご紹介。

紙・Excel管理によるミスと工数の増加

多くの企業では、いまだに紙の発注書やExcelで資材調達を管理しており、業務の非効率を招く大きな要因となっています。担当者による手作業の入力はミスや更新漏れが起きやすく、数字の食い違いや重複記録などのトラブルにつながりかねません。さらに、データが個人のPCやファイルに散在していると、関係者間での情報共有に時間がかかり、最新情報が反映されないまま業務が進んでしまうこともあります。

こうした課題を解消するには、調達情報をデジタル化し、システム上で一元的に管理することが効果的です。入力作業を自動化すれば、人為的ミスを防ぎながら業務スピードと精度を同時に高められます。

担当者依存で属人化しやすい

資材調達業務は、取引先との交渉や発注条件の調整など、担当者の経験や判断に頼る場面が多く、属人化しやすい領域です。担当者ごとに進め方や管理方法が異なると、情報の引き継ぎが難しくなり、担当変更や休職時に業務が停滞するリスクが高まります。
また、担当者の裁量で進められる範囲が大きいと、調達コストやサプライヤ選定の妥当性を客観的に検証しづらく、内部統制の観点からも課題が生じます。さらに、メールや個人フォルダで取引履歴を管理している場合、他のメンバーが状況を把握できず、意思決定のスピードが落ちることも少なくありません。

属人化を防ぐには、業務プロセスを標準化し、誰が担当しても同じ手順で進められる体制を整えることが大切です。システムを活用して情報を共有・記録することで、再現性と透明性の高い調達業務を実現できます。

資材調達の非効率やミスを改善するには、購買管理システムの導入が効果的です。購買管理システムとは、見積依頼から発注・承認・検収までの一連の流れをシステム上で一元管理できる仕組みです。

紙やExcelでのやり取りは、入力ミスや情報の重複、承認遅延などが発生しやすく、担当者の負担も大きくなります。とくに、扱う品目や取引先が多い間接材では、情報が分散し、全体把握が難しくなることも珍しくありません。

システムを導入すれば、各工程のデータをリアルタイムで共有でき、進捗やコストを簡単に確認できるようになります。さらに、承認フローの自動化や取引履歴の蓄積により、属人化を防ぎながら内部統制の強化にもつながるでしょう。調達プロセスの精度とスピードを高め、安定した運用体制を整えたい企業にこそ、購買管理システムは有効な選択肢といえます。

購買管理システム「べんりねっと」を導入するメリットは、主に以下の3つです。

• 調達業務を効率化して確認作業のムダを削減できる
• 購買傾向の見える化がコスト削減につながる
• 属人化を防ぎ再現性のある運用が可能になる

べんりねっとによって購買管理がどう変わるのか気になる方は、チェックしてみてください。以下の資料では、べんりねっとを導入した企業がどのように購買業務を改善できたのか、具体的な事例を交えて紹介しています。導入を検討している方は、自社の課題整理や比較検討の参考としてお役立てください。

✓ お役立ち資料を無料ダウンロード

～成功事例から学ぶ～間接材の購買業務 改善手法　>>
間接材購買の改善手法と成功事例を解説。

調達業務を効率化して確認作業のムダを削減できる

「べんりねっと」は、見積依頼から発注・承認・検収までの流れをシステム上で一元管理できます。

従来のようにメールやExcelで情報が散在する状態では、担当者間の確認や修正に余計な時間がかかっていました。
べんりねっとを導入すれば、必要な情報をすべて同一システム内に集約でき、取引状況や承認の進捗をリアルタイムで把握できます。見積内容も自動で履歴化されるため、後からの確認や再発注も迷わず対応可能です。とくに、日用品やオフィス備品など、発注頻度が高く品目数の多い副資材の調達では、発注書や納品書の照合・承認にかかる手間を大幅に削減できます。

煩雑になりがちな調達業務をシステム化することで、確認作業のムダをなくし、業務全体の正確さとスピードを高められます。以下の記事では、3つの購買システムをべんりねっとに統一することで、発注工数とコストの削減を両立した事例について解説しているので、一度チェックしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「カルビー株式会社」様　>>
グループ全体で発注工数の50％を削減

購買傾向の見える化がコスト削減につながる

べんりねっとでは、すべての購買データが自動で蓄積され、過去の取引履歴をもとに購買傾向を分析できます。どのサプライヤから、どの資材を、どれくらいの金額で購入しているのかを可視化できるため、調達のムダや重複発注の洗い出しが可能です。さらに、取引量や単価の推移を分析することで、部署ごとに分散していた発注を集約し、全社的なスケールメリットを活かした価格交渉にもつなげられます。
サプライヤ選定の見直しに必要な根拠データとしても活用でき、経験や勘に頼っていた判断を、データにもとづく合理的な意思決定へと変えられるのです。

とくに間接材は品目が多く、単価が小さいため見落とされがちですが、累積すると大きなコストになります。購買情報をデータで「見える化」することは、コスト最適化だけでなく、調達戦略全体の質を高めるうえでも重要です。以下の記事では、べんりねっとを活用して蓄積した購買データをもとに、集中購買を実現してコスト削減につながった事例を紹介しています。間接材のコストを削減したいとお考えの方は、参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「医療法人鉄蕉会 亀田総合病院」様　>>
集中購買の実現によりコスト削減への取り組み強化に成功

属人化を防ぎ再現性のある運用が可能になる

べんりねっとは、発注・承認・検収といった調達プロセスをすべてシステム上で標準化できるため、誰が担当しても同じ手順で業務を進められます。承認フローを電子化することで上長の確認や決裁もスムーズになり、メールや紙でのやり取りによる遅延や抜け漏れも防止できます。

また、各工程の操作履歴が残るため、後から業務を追跡・検証することも可能です。属人化を解消することで、担当者の負担が軽減されるだけでなく、組織全体のガバナンスも強化でき、安定した調達体制の構築につながります。購買管理の内部統制に課題を感じている方は、以下の事例を参考にしてみてください。

✓ 導入事例をチェック

「ソレキア株式会社」様　>>
システムを活用した購買ルールの徹底により内部統制を強化

資材調達は、企業の競争力を左右する重要な業務のひとつです。
調達フローやコスト管理を属人的に行うと、情報が分散し、進捗管理やコスト把握が難しくなります。とくに品目数が多く発注頻度の高い間接材では、管理の煩雑さが課題となりやすく、システムによる一元管理が効果的です。

こうした課題も、購買管理システムで発注から検収までを一元管理することで、業務の見える化と効率化を同時に実現できます。べんりねっとを活用すれば、確認作業のムダを削減し、誰が担当しても同様に進められる調達体制を構築可能です。

安定した資材供給を保ちながらコストを最適化したい方は、まず自社の調達プロセスを見直し、データにもとづいた運用へ切り替えていきましょう。